Sähköinen arkistointi Porin kaupungin kiinteistönmuodostuksessa

Abstract

Opinnäytetyöni tarkoituksen oli selvittää Porin kaupunkimittauksen kiinteistömuodostuksessa syntyneiden asiakirjojen sähköistä arkistointia. Pääpaino oli selvittää, miten jo muodostuneet asiakirjat voidaan siirtää kaupungin pysyväisarkistoon lain vaatimalla tavalla. Lisäksi selvitettiin muita mahdollisia vaihtoehtoja jo olemassa olevan käytännön lisäksi sekä mahdollisia uusia mahdollisia käytäntöjä.

Opinnäytetyön keskeinen tietoperusta ja aineistojen siirtomahdollisuudet tällä hetkellä käytiin läpi kaupungin henkilöstön kanssa palavereissa. Lisäksi selvitettiin lain antamia rajaehtoja työn toteutukselle sekä tarkasteltiin tällä hetkellä kaupungin eri toimialojen käytänteitä arkistoinnin sähköistämiseksi.

Käytyjen keskustelujen ja selvitysten perusteella todettiin olevan eri mahdollisuuksia asiakirjojen siirtoon. Vanhojen asiakirjojen sähköinen arkistointi vaatii resursseja, laajaa asiakokonaisuuden sekä asiakirjahallinnon ymmärrystä. Opinnäytetyö avulla voidaan miettiä toimialalle paras vaihtoehto vanhojen asiakirjojen siirtoon pysyväisarkistoon sekä tulevaisuudessa syntysähköisesti syntyville asiakirjoille selkeä polku suoraan pysyväisarkistoon.

The purpose of this thesis study was to explore the electronic archiving of documents created in real estate formation at the City Survey of Pori.

The focus was on the existing documents and ensuring their proper archiving in accordance with legal requirements. Other possible alternatives were also investigated in addition to the current operational method. The key knowledge base and current possibilities for transferring data were discussed with the city staff. The legal requirements and conditions for the implementation of the work were examined. Also, practices in other industries for electronic archiving were investigated.

As a result of the discussions and investigations it was found out that there are different options for electronic archiving of documents. The electronic archiving of old documents requires resources, a broad understanding of customer base, and document management. This thesis provides options for transferring old documents to an electronic archive and at the same time considers future operations.