Myyntilaskutusprosessin tehostaminen : case Saga Care Finland Oy

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää Saga Care Finland Oy:n kaikkien 11 palvelutalon osalta hoito- ja palvelulaskutuksen myyntilaskutusprosessit. Ensisijainen tavoite oli, että hoito- ja palvelulaskutus saadaan tehtyä neljän arkipäivän aikana nykyisen viiden arkipäivän sijaan. Tästä syystä kaikkien talojen laskutusprosessit selvitettiin yksityiskohtaisesti. Niihin liittyvät ongelmat, haasteet ja toiveet haluttiin kartoittaa. Myös laskutukseen liittyvät sidosryhmät haluttiin selvittää ja kartoittaa heidän ongelmansa ja toiveensa.

Opinnäytetyön keskeisimmät käsitteet olivat myyntilaskutusprosessi ja taloushallinnon digitalisointi. Näitä tarkasteltiin teorian avulla sekä kartoittamalla prosessissa esiintyvät ohjelmat ja niiden väliset integraatiot. Opinnäytetyössä käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää. Laadullisen tutkimusmenetelmän keinoin selvitettiin laskutusprosessin nykytilanteen vaiheet ja sidosryhmien toiminta. Toimistonhoitajat laativat sanalliset kuvaukset omista prosesseistaan ja lisäksi tehtiin kaikkien talojen osalta toimintokaaviot MS Visiolla. Samalla toimistonhoitajien prosessikuvauksia selvennettiin ja tarkennettiin. Prosessikuvausten laadinnan yhteydessä syntyi myös lista erilaisista ongelmista ja kehittämistoiveista. Lisäksi laskutusvastaavilta kysyttiin erikseen ongelmakohtia ja parannusehdotuksia. Heille lähetettiin sähköpostilla kysely asiasta. Lisäksi selvitettiin yksiköiden sidosryhmät ja heille lähetettiin kysely laskutuksen ongelmista ja kehitystoiveista.

Opinnäytetyön tuloksena saatiin yksityiskohtaiset kuvaukset kaikkien yksiköiden laskutusprosesseista. Tekstikuvausten lisäksi prosesseista tehtiin toimintokaaviot. Lisäksi saatiin kartoitettua laskutusvastaavien ongelmat, haasteet ja kehitystoiveet prosesseihin liittyen. Asiat saatiin ryhmiteltyä tietojen tarkistamiseen, ohjelmaongelmiin ohjelmittain ja integraatioittain sekä muihin mahdollisiin asioihin liittyen. Myös sidosryhmät ja niiden ongelmat, haasteet ja parannusehdotukset saatiin kartoitettua. Saatuja tuloksia tullaan jatkossa käymään läpi yrityksessä. Selvitystyön perusteella tullaan miettimään toimintatapojen muutoksia, ohjeistusta, koulutusta ja ohjelmaongelmien korjaamista.