Työajanseurannan siirtyminen digitaaliseen muotoon: yrityksen siirtymä taulukoista Netvisoriin

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli seurata ja kuvailla toimeksiantoyrityksen siirtymäprosessia digitaalisen työajanseurannan pariin, ja kerätä tutkimustietoa sen onnistumisesta ja mahdollisista kehitystoimista sekä johtaa tuloksista jatkokehityssuunnitelmia. Manuaalisen työn vähentäminen sekä päällekkäisten työtehtävien kitkeminen ovat myös oleellinen syy tälle opinnäytetyölle.

Lähestymistapana tälle toiminnallisen opinnäytetyön tutkimusosalle olivat sekä sisäpiirihaastattelu että kyselylomake, joiden avulla saatiin aikaan yritystä hyödyttävää dataa, jolla lähteä kehittämään sisäistä toimintaa. Avainkysymyksinä toimivat työajanseurantaan hankitulle tuotteelle asetetut ennakko-odotukset, käytettävyys sekä tyytyväisyys sitä kohtaan. Haastattelu suoritettiin yrityksen hallinnollisten työntekijöiden kesken, ja kysely toimitettiin mobiilisovellusta käyttäville työntekijöille.

Toimeksianto oli ajankohtainen, sillä siirtyminen uuteen järjestelmään on tuore, ja käyttäjäkokemuksia ei ole yhteisesti kerätty. Seuraavan projektin kannalta yritykselle on tärkeää, että käytettävyys on oikeanlainen, sillä henkilöstömäärä tulee lisääntymään sen aikana. Opinnäytetyön lopputuloksena saatiin aikaan yrityksen sisäisesti selkeä toimintasuunnitelma, mihin keskitytään ja millä tavoin toimintoja parannetaan. Samalla sisäinen kommunikaatio saatiin auki hyvin yrityksen sisällä, ja tutkimustuloksien yllättävä negatiivisuus uutta systeemiä kohtaan nosti ideoita esiin saman tien.

The main aim for this thesis was to follow up and describe the commissioning organization’s transition process towards digital worktime tracking system, gather research material about their success and possible developments measures, and give proposals for further development. The main reasons for this commissioning were reducing the manual work and overlapping tasks in the company.

Approaches for this functional thesis were an insider’s interview and a questionnaire, of which produced useful data for the company to further develop internal operations of the company. As a consequence, internal communications became more open and unpredicted negativity towards the new system produced more ideas.

Key questions asked were the expectations towards the new tool for digital work hour tracking, usability and contentment about it. The interviews were conducted among the administrative personnel and the questionnaire was sent between mobile app using workers in the company.

This commission was relevant and timely, because the transition is recent, and there has not been any collective gathering of feedback about the usability. In terms of the next project, it is necessary to have the proper usability as the amount of personnel is going to grow.

The end results of this thesis were the company's clear internal operational plans, what to focus on and how the functionality is going to be improved.