Yritys X Oy:n hankinnasta maksuun-prosessin kehittämismahdollisuuksien kartoittaminen

Abstract

Hankinnasta maksuun-prosessi on olennainen osa monen yrityksen liiketoiminnan prosesseja. Prosessien mallintaminen ja kuvaaminen luovat edellytykset sille, että prosesseja voidaan kehittää ja yrityksen liiketoiminta voi kasvaa sekä olla aidosti kustannustehokasta. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli mallintaa ja kuvata Yritys X Oy:n hankinnasta maksuun-prosessin nykytila, selvittää prosessin mahdollisia pullonkauloja ja ongelmia sekä sitä, millä tavoin prosessia voidaan saada sujuvammaksi ja tehokkaammaksi. Tutkimus rajattiin koskemaan yrityksen hankinnasta maksuun-prosessia yrityksen liiketoiminnassaan tarvitsemien varaosien osalta. Tutkimuksen ulkopuolelle rajattiin myös muun muassa prosessin kustannukset.

Opinnäytetyö on tehty toimeksiantona Suomessa sijaitsevalle yritykselle, jonka päätoimiala on teollisuudessa käytettävien koneiden tukkukauppa. Työ on laadittu siten, että toimeksiantaja yrityksellä säilyy anonymiteetti.

Tutkimus on toteutettu tutkimuksellisena työnä ja se on tehty kvalitatiivisella tutkimusotteella. Tiedonkeruumenetelmänä tutkimuksessa on käytetty havainnointia ja teemahaastattelua. Tutkimuksen haastattelut toteutettiin kahdessa eri osassa, joista ensimmäinen oli avoimen haastattelun kaltainen ja toinen strukturoidumpi versio. Analyysimenetelmänä tutkimuksessa on hyödynnetty sisällönanalyysiä. Tutkimuksen tekeminen aloitettiin 2021 vuoden joulukuussa, jolloin toimeksiantosopimus allekirjoitettiin. Haastatteluista ensimmäinen toteutettiin vuonna 2022 ja toinen vuonna 2023. Teoriaa on koostettu ja täydennetty koko opinnäytetyöprosessin ajan.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu hankinnasta maksuun-prosessiin syventymisestä, sen aliprosesseista sekä prosessien kehittämisestä muun muassa Lean-ajattelua, ohjelmistorobotiikkaa, automaatiota ja tekoälyä hyödyntäen. Työssä on käsitelty olennaisin osin myös intrastat-ilmoituksia sekä yrityksen käyttämää Lemonsoft-järjestelmää.

Tutkimuksen tuloksena syntyi prosessimallinnus ja -kuvaus yrityksen hankinnasta maksuun-prosessista ja päätelmiä siitä, miten kyseistä prosessia voi kehittää. Tutkimuksen tuloksiin pohjaten yrityksen käytössä olevasta järjestelmästä saatavia hyötyjä ja mahdollisuuksia olisi syytä kartoittaa aiempaa kattavammin. Tuloksiin pohjaten yrityksen tulisi myös pohtia varastonhallinnan prosessia, sekä yleisesti sitä, että yrityksen kaikki olennaiset liiketoimintaprosessit mallinnetaan ja -kuvataan sekä sitä, millä tasolla prosesseja on syytä seurata ja arvioida. Yrityksen hankinnasta maksuun-prosessi sisältää paljon manuaalisia työvaiheita, jotka voisivat olla täysin automatisoitavissa.