Myyntitilausten kirjaaminen Azuren avulla

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on Azure AI Document Intelligenceä hyödyntävä myyntitilausten sisäänlukuprojekti, jonka toimeksiantajana toimi STC-Trading Oy. Projektin tavoitteena oli nopeuttaa ja helpottaa myyntitilausten kirjaamisprosessia automatisoimalla se lähes kokonaan suurimpien asiakkaiden kohdalla. Aikaisemmin kaikki myyntitilaukset kirjattiin syöttämällä tilauksen tiedot käsin suoraan Microsoft Dynamics NAV -järjestelmään, johon saattoi suurien tilausten kohdalla kulua erittäin paljon aikaa.

Opinnäytetyössä tutustutaan ensin projektissa käytettyihin palveluihin ja työkaluihin, joita ovat muun muassa Power Automate, Azure AI Document Intelligence ja Python-ohjelmointikieli. Sen jälkeen käsitellään projektin suunnittelua ja perehdytään projektin toteutukseen. Lopuksi tarkastellaan valmista tuotosta sekä pohditaan projektissa ilmenneitä haasteita ja mahdollisia jatkokehitysmahdollisuuksia.

Projektissa luotiin lähes kokonaan automatisoitu tilauksen kirjaamisprosessi. Tilauksen pdf-tiedosto siirtyy automaattisesti sähköpostista palvelimella sijaitsevaan kansioon, josta Python-ohjelma hakee tiedoston ja lähettää sen AI Document Intelligence -palveluun. AI Document Intelligence poimii tilaukselta tarvittavat tiedot ja lähettää ne takaisin Python-ohjelmalle JSON-tiedoston muodostamista varten. JSON-tiedoston avulla tilauksen tiedot voidaan hakea Microsoft Dynamics NAV -järjestelmään yhtä painiketta painamalla. Projekti nopeutti etenkin suurten myyntitilausten kirjaamista huomattavasti.

The topic of this thesis is the planning and creation of a sales order import project that utilises the Azure AI Document Intelligence. The project was made for STC-Trading Oy. The objective of the project was to makes sales order registering faster and easier by automating the registering process almost completely for the company’s largest clients. Before the project, all the order information had to be manually typed into the Microsoft Dynamics NAV application.

The theoretical part of the thesis explains all the technologies and tools used in the project such as Power Automate, Azure AI Document Intelligence and Python coding language. Next the practical part of the thesis focuses on the planning and the creation of the project. Finally, the thesis reviews the final product and goes over some of the challenges that arose during the project and explores the possibilities of further development of the project.

The result of the project was an almost completely automated sales order registering process which saves the employees a lot of time by removing the need to manually input the order details into the Microsoft Dynamics NAV application. Because of this project outcome the employees have more time to focus on their other tasks.