Kuljetustilausten tekeminen OTM-prosessissa : ohje kohdeyritykselle

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön lähtökohtana oli toimeksiantajan tarve yhtenäiselle ohjeistukselle kuljetustilausten tekoprosessista liittyen yrityksen kuljetustenhallintajärjestelmään. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Nokia Solutions and Networks Oy. Toimeksiantaja on muutama vuosi sitten ottanut käyttöön uuden kuljetustenhallintajärjestelmän. Käyttöönoton jälkeen on havaittu, että järjestelmä ja siihen liittyvä kuljetustilausprosessi on jäänyt osin epäselväksi toimeksiantajan ostajille ja tavarantoimittajille. Prosessiin liittyvä tieto on ollut hajallaan, eikä yhtenäistä ohjeistusta ole ollut. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää toimeksiantajan kuljetustilausprosessin ongelmakohdat ja kehittää niitä laatimalla yhtenäinen ja selkeä ohjeistus.

Työn teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään logistiikkaa käsitteenä sekä kuljetustenhallintaa ja kuljetustenhallintajärjestelmiä osana yrityksen logistiikan hallintaa. Koska työn toiminnallinen osuus koostuu ohjeen laatimisesta, työn tietoperustan toisessa osiossa avataan laadukkaan ohjeistuksen ominaispiirteitä sekä tarkastellaan oppaiden ja ohjeiden merkitystä työtehtävissä ja perehdytysprosessissa.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, ja sen tukena käytettiin kvalitatiivista tutkimusta. Aineistoa kuljetustilausprosessin ongelmakohdista kerättiin haastatteluiden, havainnoinnin sekä keskusteluiden avulla. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina, ja analysoitiin laadullisen sisällönanalyysin keinoin. Haastatteluiden, havainnoinnin ja keskusteluiden tuloksena saatiin kohdennettua tietoa toimeksiantajan kuljetustilausprosessin toiminnasta ja sen haasteista. Haastatteluissa ilmeni, että kuljetustilausprosessi toimii suurilta osin varsin hyvin. Suurimmat haasteet liittyivät kiirekuljetuksiin ja kuljetustilauslomakkeen epäselvyyksiin. Tutkimuksen tuotoksena syntyi kuljetustilauksen tekemisen ohje toimeksiantajan Oulun yksikön ostajille ja toimittajille. Työohje laadittiin hyödyntämällä työn tietoperustaa sekä tutkimusaineistosta saatuja tuloksia. Ohje on tarkoitettu toimeksiantajan sisäiseen käyttöön sekä toimeksiantajan tavarantoimittajien perehdyttämiseen.

Työssä onnistuttiin selvittämään kuljetustilausprosessin ongelmakohdat sekä luomaan selkeä ja yhtenäinen käyttöohje toimeksiantajan käyttöön. Laadittu kuljetustilausohje vastaa teoriaosiossa avatun laadukkaan ohjeistuksen tunnusmerkkejä. Ohjeen käytännön toimivuus selviää kuitenkin vasta sitten, kun ohje otetaan konkreettisesti käyttöön. Ohje laadittiin toimeksiantajan viralliseksi dokumentiksi, ja sitä tullaan käymään läpi ja päivittämään säännöllisesti jatkossa.