Tapahtumamanuaali : Joensuun alueen liikunnan suurtapahtumien järjestäjille

Abstract

Opinnäyteyön tarkoituksena oli koota tapahtumamanuaali tapahtumajärjestäjien tueksi. Ideana oli, että kaikki tapahtuman järjestämiseen liittyvä tieto olisi koottuna yhteen dokumenttiin, jotta se olisi helposti kaikille saatavilla. Opinnäytetyön liitteenä oleva tapahtumamanuaali on koottu nimenomaan liikunnan suur-tapahtumia varten, mutta sitä voi käyttää apuna myös muissa tapahtumissa, sillä tapahtumajärjestämiseen liittyvät pääkohdat toistuvat samankaltaisina tapahtumasta riippumatta.

Opinnäytetyön teoriapohja käsittelee muun muassa tapahtuman tuotantoprosessia ja sitä, mitä merkitystä tapahtumilla on. Tapahtumateollisuudella tarkoitetaan tapahtumiin liittyvää elinkeinotoimintaa. Tapahtuma-ala on ollut merkittävässä kasvussa viimeisten vuosien aikana ja sillä katsotaan olevan suuri vaikutus yhteis-kunnallisesti. Tapahtumilla on monia positiivisia vaikutuksia esimerkiksi talouteen, mutta myös ihmisten hyvinvointiin. Tapahtumista hyötyvät niin tapahtumapaikkakunta, tapahtumajärjestäjä, paikalliset yritykset kuin myös tapahtumakävijät.

Tapahtumamanuaalin kokoamisessa on käytetty tiedonhankintamenetelmänä asiantuntijahaastatteluja, joiden avulla saatiin tietoa tapahtuman järjestämiseen liittyvistä eri teemoista ja miten niitä sovelletaan käytännössä Joensuun alueella. Manuaali on tarkoituksella rakennettu niin, että se sisältää paljon suoria linkkejä eri järjestöjen ja yritysten kotisivuille, sillä näin manuaalin päivittäminen on helpompaa ja tieto pysyy ajantasaisena. Tapahtumamanuaalin tavoitteena on auttaa tapahtumajärjestäjiä järjestämistyössä sekä innostaa uusia tapahtumajärjestäjiä järjestämään omia tapahtumia selkeiden ohjeiden avulla.

Tapahtumamanuaalin lisäksi tehtiin tapahtumajärjestäjän pikaopas, joka on tiivistetympi versio tapahtu-mamanuaalista. Pikaopas toimii ikään kuin järjestäjän muistilistana, joka etenee kronologisessa järjestyk-sessä tapahtuman järjestämiseen liittyvien vaiheiden mukaisesti. Pikaopasta voi käyttää myös esimerkiksi opetusmateriaalina.