Palkkahallinnon ohje kirjanpidon erojen selvittämiseen ja korjaamiseen

Abstract

Toiminnallisen opinnäytetyön aiheena on palkkahallinnon ohje kirjanpidon erojen selvittämiseen ja korjaamiseen. Opinnäytetyö on kaksiosainen kokonaisuus, joka koostuu toiminnallisesta osuudesta, jossa kehittämistyön tavoitteena on ammatillinen tuotos, ja prosessin kirjallisesta raportoinnista, jossa esitetään työn aihealueen tietoperusta ja kuvataan tuotoksen eli ohjeen tekeminen, eteneminen ja suhde tietoperustaan.

Työn toimeksiantajana toimi Kirkon palvelukeskus. Työn tavoitteena oli laatia toimeksiantajan palkkahallintoon palkanlaskijoiden käyttöön selkeä ohje, johon on koottu palkanlaskennan ja kirjanpidon välisessä täsmäytyksessä ilmi tulevien yleisimpien erojen selvittämiseen ja korjaamiseen tarvittavat tiedot. Ohjeessa käsiteltäviä palkanlaskennan ja kirjanpidon välisiä täsmäytyseroja ovat palkkatilien erot sekä ennakonpidätys-, sosiaaliturvamaksu-, jäsenmaksu- ja eläkemaksuvelkatilien erot. Keskeisimmät selvitettävät tutkimuskysymykset olivat: millaisia ovat palkanlaskennan ja kirjanpidon välisessä täsmäytyksessä ilmenevät erot, joiden selvittämiseen toivotaan ohjetta ja kuinka kyseiset erot syntyvät ja miten ne korjataan.

Tietopohjana opinnäytetyössä oli alan kirjallisuus ja artikkelit, toimeksiantajan sisäiset lähteet sekä sidosryhmien internetsivut. Opinnäytetyön tietopohja sisältää tiedot palkasta tehtävistä vähennyksistä, työnantajan henkilösivumenoista, palkanmaksukirjauksista, palkkakirjanpidosta sekä viranomaistilityksistä, tulorekisteristä ja sidosryhmistä.

Toiminnallinen opinnäytetyö oli laadullinen tutkimus, jossa kerättiin monilähteinen tutkimusaineisto. Tutkimuksen tavoitteena oli kokonaisvaltainen ymmärrys tutkittavasta aihealueesta. Aineistonkeruumenetelmiä työssä olivat puolistrukturoidut teemahaastattelut, tuotantoprosessin tutkiminen sekä osallistuva havainnointi. Aineiston analysointimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysiä.

Tutkimustulosten mukaan tulorekisterin tietojen oikeellisuuden varmistaminen on paras keino kirjanpidon erojen määrän vähentämiseen. Toinen keskeinen johtopäätös tutkimustuloksista on, että monet kirjanpidon erot ovat väliaikaisia ja korjaantuvat yleensä seuraavan kuun täsmäytyksen myötä. Käytännön työn tuotoksena syntyi selkeä ja kattava ohje. Valmis ohje palvelee toimeksiantajan palkanlaskijoita sekä kirjanpidon eroihin perehtyessä että tukena, kun kirjanpidoneroja selvitetään ja korjataan. Työ antoi ideoita toimeksiantajan toiminnan kehittämiseen sekä kirjanpidon ja palkanlaskennan välisen yhteistyön sujuvoittamiseen.