Johtamisjärjestelmän ja johtoryhmätyöskentelyn kehittäminen suuryrityksen uuden strategian tueksi

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää toimeksiantajayrityksen johtamisjärjestelmä vastaamaan yrityksen uutta strategiaa ja organisaatiorakennetta. Johtamisjärjestelmän kehittämisen osalta fokus on toimeksiantajan johtamisfoorumeiden uudistamisessa sekä johtoryhmätyöskentelyn kehittämisessä. Työssä käsitellään myös päätöksentekoa ja päätösprosesseja. Toimeksiantajana toimii energia-alan suuryritys, jossa opinnäytetyöntekijä työskentelee. Tutkimusstrategiana toimii laadullinen toimintatutkimus, joka valittiin, koska tavoitteena on kehittää olemassa olevia käytäntöjä ja tutkija toimii aktiivisessa roolissa työyhteisössä. Tutkimusmenetelminä hyödynnetään olemassa olevia dokumentteja ja niiden analyysiä sekä haastattelututkimusta, joka yhdistää teemahaastattelun ja avoimen haastattelun piirteitä. Kehittämismenetelminä käytetään yhteiskehittämistä ja työpajaa.

Teoriaviitekehyksessä käsitellään osakeyhtiön johtamisen periaatteita, johtoryhmää ja toimivan johtoryhmätyöskentelyn elementtejä, yhteistoimintalain mukaista hallintoedustusta, eri organisaatiorakenteita ja johtamisvastuiden eroavaisuuksia erilaisissa organisaatiorakenteissa sekä johtamisjärjestelmää. Tutkimusosassa lähtötilanteen kuvaamiseen hyödynnettiin olemassa olevia dokumentteja, joiden avulla lukijalle kuvataan, millainen tilanne toimeksiantajayrityksessä on ollut opinnäytetyön tekemisen aikana ja millainen johtamisjärjestelmä sekä johtamisfoorumirakenne yrityksessä oli. Tutkimukseen haastateltiin yrityksen ylintä johtoa, jolta kysyttiin mielipiteitä vanhaan johtamisjärjestelmään ja johtoryhmätyöskentelyyn liittyen sekä toiveita näiden uudistamiselle. Haastatteluissa käsiteltiin myös päätösvaltuuksia ja päätöksentekoprosessia.

Haastattelujen tulosten perusteella opinnäytetyöntekijä luonnosteli ensimmäisen version johtamisfoorumeiden uudistamisesta ja niiden kehittämisen tarpeista, jota kehitettiin yhteistyössä muutamien avainjohtajien kanssa erikseen sekä koko johtoryhmän kanssa yhteiskehittämällä digitaalisesti. Johtamisfoorumirakenne kuvataan johtamisfoorumit-dokumentissa, jonka eri versioita iteroitiin johtoryhmän kanssa niin kauan, että lopputulokseen oltiin tyytyväisiä. Uusi johtamisfoorumirakenne rakennettiin tukemaan yrityksen uutta strategiaa ja organisaatiorakennetta. Kehittämistyön lopputuloksena päivitettiin yrityksen johtamisfoorumit-dokumentti, jossa kuvataan johtamisfoorumeiden lisäksi konserni- ja organisaatiorakenne, konsernin tehtävät, liiketoimintojen johtoryhmien tehtävät ja vastuut sekä konsernitoimintojen vastuut. Kehittämistyön lopuksi päivitettiin yrityksen johtamisjärjestelmä, jossa on johtamisfoorumit-dokumentin sisällön lisäksi kuvattuna lyhyesti yrityksen strategia, arvot sekä johtamisen periaatteet.

Johtoryhmätyöskentelyn kehittämisen osalta johtoryhmälle luotiin pelisäännöt työpajassa. Lisäksi johtoryhmätyöskentelyn tueksi uudistettiin johtoryhmän vuosikello. Opinnäytetyön aikana tehtiin uudistuksia ylimmän johdon päätöksentekovaltuuksiin sekä päätöksentekoprosessiin, joiden kokonaisvaltaisempi uudistus jatkuu opinnäyteyöstä erillisenä kehitysprojektina.

The objective of this thesis is to develop the management system and leadership team practices to support the new strategy and organizational structure of the case company. The focus of the management system development is on renewing the case company’s management forums and developing the leadership team practices. The work touches also on decision-making powers and decision-making process. The case company is a large enterprise in the energy sector, where the thesis worker is employed. The research strategy is based on qualitative action research, as the purpose is to develop existing practices, and the researcher plays an active role within the work community. The research methods used are existing documentation and interviews. The interviews utilize features of theme interviews and open interviews. Development methods used include co-creation and workshop.

The theoretical framework consists of the principles of managing a limited company, management team and the elements of effective leadership team practices, board representation according to the Cooperation Act, different organizational structures, and the differences in management responsibilities in different organizational structures, as well as the management system. In the research part, the initial situation was described using existing documentation, which describes to the reader what the situation in the case company has been during the writing of the thesis and what the management system and management forum structure were in the company. The company's top management was interviewed for the study, asking for opinions on the old management system and leadership team practices, as well as wishes for their renewal. The decision-making powers and the decision-making process were also discussed in the interviews.

Based on the results of the interviews, the thesis author drafted the first version of the management forums' renewal, which was developed in collaboration with a few key leaders separately and with the entire leadership team by co-developing digitally. The management forum structure is described in the management forums document, which was iterated with the leadership team until a satisfactory result was achieved. As a result of the development work, the company's management forum document was updated, which, in addition to describing the management forums, also describes the case company’s group and organizational structure, the group's tasks, the responsibilities and tasks of the business units’ management teams, and the responsibilities of the group functions. At the end of the development work, the company's management system was updated, which, in addition to the management forums document, briefly describes the company's strategy, values, and management principles.

Regarding the development of leadership team practices, ground rules were created for the leadership team in a workshop. In addition, as part of the development of the leadership team practices, the leadership team's annual clock was renewed by the thesis author. During the writing process of the thesis, changes were made to the decision-making powers of the top management and the decision-making process. A more comprehensive reform of these will continue as a development project separate from the thesis.