Yrityksen laskutuksen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli JOB Kiinteistötekniikan laskutuksen kehittäminen. Yrityksessä oli käytössä vanha laskutustapa, jossa sähköasentajat täyttivät paperisia tuntilappuja. Tuntilappuun asentaja merkitsi työkohteen, asiakkaan, työtunnit ja työhön tarvittavat sähkötarvikkeet. Tuntilaput lähetettiin toimistolle, jossa niistä luotiin laskuja käyttämällä Ecom-taloushallinntoohjelmaa. Tämä menetelmä oli hidas, koska kaikki tuntilapulla olevat tiedot jouduttiin kirjaamaan laskuun Ecom-ohjelmalla.

Työssä tarkoituksena oli löytää sähköasentajalle sopiva mobiililaskutussovellus. Yritykselle hankittiin Ecom Webi-laskutussovellus. Asentaja luo tehdyistä töistä lähetteitä, joihin asentaja merkkaa työtunnit ja työhön vaaditut sähkötarvikkeet. Valmiit lähetteet saadaan lähetettyä suoraan Ecom Webillä toimistolla käytettävään Ecom-lasktusohjelmistoon. Ecom Webi oli aluksi testattava, jotta voitiin todeta vastaavatko ohjelman toiminnot yrityksen tarpeita. Onnistuneiden testuasten jälkeen Ecom Webi otettiin yrityksen käyttöön.

Ecom Webillä asentaja voi helposti kirjata työkohteen tiedot ja lähettää ne suoraan toimiston Ecom-ohjelmaan. Laskutus nopeutuu, koska toimistolla työkohteen tietoja ei tarvitse lisätä Ecom-ohjelmaan, vaan riittää pelkkä tietojen tarkistus.

The purpose of this final year project was to improve the billing methods of a company called JOB Kiinteistötekniikka Oy. The company was using an old billing method which involved paperwork. The electricians marked down their job descriptions on a piece of paper. The job description includes working hours and all the components that were used in a job. These papers were sent to the office. The information on these papers was used to create bills by using a program called Ecom which was slow.

The purpose was to find a mobile program for the job descriptions. There were two possible mobile programs for this purpose. It was decided to use a program called Ecom Webi with which the electricians can mark job descriptions. The Ecom Webi program needed to be tested. Tests include practical tests with electricians and tests in the office. After successful tests the Ecom Webi program was introduced to the company.

Ecom Webi program will improve the billing methods of the company. Job descriptions can be sent right to the Ecom program in the office by using Ecom Webi program. By using this method creating bills will take less time and marking down job descriptions will be easier.