Lean methods for change management, case study in aviation sector

Abstract

In the world of continuous and rapid changes it is becoming increasingly important for companies and organizations to embrace and act for change ensuring their success and survival. The commissioning company for this study has decades of experience within aviation industry, which is known for its fast pace for changes whether from outside or inside the company. Ensuring the continuity of business the skillful management of people, information and processes is emphasized even more. The aim of this qualitative case study was to identify and analyse factors affecting in change management through Lean transformation and its methods, together providing suggestions for areas of development identified during the analysis. The commissioning company is a world wide operator in aviation industry. In order to delimit the targeted research group this study was conducted for the operational team in North Europe. The target group consists 11 employees being responsible and ensuring smooth ground operations, with strong focus on safety, compliance, customer experience and their continuous improvement in a short and long term periods. The theoretical framework of this study is based on main theories and academic research in change management, including Lean methods and transformation. Research data was collected using semi-structured interviews via Microsoft Teams-platform, for five members in operational team together with two interviewees with leadership and managerial responsibilities within the organization. This study was conducted using the inductive approach, because it was the most suitable way to get voices heard from both interviewee groups without predetermined categories for collected data. The findings fell into three main themes, and the same categorization was also used for development suggestions: (1) defining value, waste and barriers, (2) leadership and (3) communication and transparency. The core finding inspired for development suggestion overlapping all three main themes, was to create a clear roadmap and follow up for vision, strategy and goal on a team an individual level. Other findings resulted in suggestions for expanding the Lean-knowledge, focusing on structured communication and leadership methods and creating the culture for continuous improvements. Because of the different organizational setup between the regions in Europe, the findings of this study may not be generalized to the whole company, but the study could be reproduced. The outcome of the study, suggestions for improvements based on collected data and previous research, is research based. The results and suggestions of this study can and will be shared to other establishments within the company as a study case, and for others to learn and reflect their own situation within the local organizations.

Jatkuvasti ja nopeasti muuttuvassa maailmassa on yrityksille ja organisaatioille äärimmäisen tärkeää reagoida muutoksiin taatakseen oma selviytyminen sekä menestyminen alallaan. Tutkimuksen tilaajaorganisaatiolla on kymmenien vuosien kokemus ilmailualasta, joka on tunnettu nopeatempoisesta muutoksista niin ulkopuolelta tulevien tekijöiden kuin yrityksen sisäisten tekijöiden osalta. Liiketoimintojen jatkuvuuden takaamiseksi korostuu taito johtaa tietoa, prosesseja sekä ihmisiä. Tämän laadullisen tutkimuksen tavoitteena on tunnistaa sekä analysoida muutosjohtamiseen vaikuttavia tekijöitä peilaten Lean-transformaatiota ja sen menetelmiä sekä tuottaa ratkaisuehdotuksia tunnistettaville kehityskohteille analyysin pohjalta. Tilaajaorganisaatio operoi maailman laajuisesti ilmailussa. Tutkimuksen rajaamiseksi kohderyhmäksi valittiin Pohjois-Euroopan operaatioista vastaava osasto. Kohderyhmä koostuu 11 työntekijästä, jotka vastaavat maaoperaatioiden toimintojen sujuvuudesta painottuen turvallisuuteen, asiakaskokemukseen ja vaatimusten mukaisuuden täyttymiseen niin lyhellä kuin pidemmällä aikavälillä. Teoreettinen viitekehys perustuu muutosjohtamisen pääteorioihin sekä akateemisiin tutkimuksiin mukaan lukien Lean-menetelmät ja transformaatio. Tutkimusaineiston keräämiseen käytettiin puolistrukturoituja Teams-haastatteluja operaatioista vastaavan osaston viidelle jäsenelle sekä kahdelle johto- ja esihenkilövastuussa olevalle haastateltavalle.Tämä tutkimus tehtiin induktiivista lähestymistapaa käyttäen, koska se oli sopivin keino saada molempien haastateltujen ryhmien äänet kuuluviin ilman ennalta määriteltyjä luokkia kerätyn tietoaineiston osalta. Löydökset jakautuivat kolmeen pääteemaan ja samaa luokittelua käytettiin myös kehitysehdotuksissa: (1) arvon määrittely, hukka ja esteet, (2) johtajuus sekä (3) viestintä ja läpinäkyvyys. Kolmelle pääteemalle yhteisen ydinhavainnon pohjalta laadin kehitysehdotuksen selkeän toimintasuunnitelman luomisesta sekä seurannasta vision, strategian ja tavoitteiden jalkauttamisesta niin tiimi- kuin yksikötasollakin. Muut havainnot johtivat kehitysehdotuksiin Lean-tietoisuuden laajentamiseksi, keskittyen jäsenneltyihin viestintä-ja johtamismenetelmiin sekä kulttuurin luomiseen jatkuvalle parantamiselle. Euroopan alueiden erilaisista organisaatiojärjestelyistä johtuen tämän tutkimuksen pohjalta tuloksia ei voida yleistää koko yrityksen tasolle, sen sijaan tutkimus on toistettavissa myös eri alueille sellaisenaan. Tutkimuksen tulos sekä kerätyn tiedon ja aikaisempien tutkimuksien osalta muodostetut kehitysehdotukset ovat tutkimuspohjaisia. Tämän tutkimuksen tulokset ja ehdotukset voidaan jakaa yrityksen muille toimipisteille ympäri Eurooppaa tutkittavaksi, lisäämään tietoisuuttaan ja arvioidessaan tilannettaan paikallisesti.