Ostolaskuprosessin tehostaminen tekoälyn avulla organisaatiossa X

Abstract

Ostolaskuprosessi käsittelee tavaran tai palvelun hankinnan vaiheet aina ostosta maksuun asti. Organisaatioiden taloushallintoon tulee jatkuvasti uusia velvoitteita niin viranomaisilta, kuin myös organisaatioissa olevien sisäisten raportointiaikataulujen tiukentumisesta. Taloushallinnosta täytyy saada reaaliaikaista tietoa nopealla aikataululla organisaation erilaisiin tarpeisiin. Nämä jatkuvasti kasvavat tarpeet haastavat taloushallinnon resursseja ja sen vuoksi taloushallinnon prosesseja täytyy kehittää jatkuvasti. Vaatimuksiin pyritäänkin vastaamaan prosessien tehostamisella automaation, koneoppimisen ja tekoälyn avulla.

Opinnäytetyön toimeksiantaja on suomalainen suuri konserniyritys, joka toimii yksityisellä sosiaalipalvelualalla. Organisaation tarpeena oli löytää keinoja ostolaskuprosessin tehostamiseen. Ratkaisuja tutkimusongelmaan lähdettiin kartoittamaan automaation, koneoppimisen ja tekoälyn mahdollistaman kehittämisen avulla. Opinnäytetyön tavoitteena oli löytää sekä tunnistaa ostolaskuprosessin eniten resursseja vievät ongelmakohdat, sekä dokumentoida kehittämisideat toimeksiantajalle. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa ja kuvata nykyinen ostolaskuprosessi, sekä nykyinen automaation ja robotiikan taso. Opinnäytetyössä oli tarkoituksena kuvata, miten prosessia voidaan kehittää tehokkaammaksi eri ratkaisujen avulla ja havainnollistaa prosessien kehitys prosessikaavioiden avulla.

Opinnäytetyön tietoperusta koottiin prosessijohtamisen ja prosessien kuvaamisen, tekoälyn, automaation, koneoppimisen, sekä sähköisen ja älykkään ostolaskuprosessin ympärille. Opinnäytetyössä oli lähestymistapana tapaustutkimus, sillä opinnäytetyössä pyrittiin syvällisesti tutkimaan kehittämisen kohdetta ja keskittymään tiettyyn ongelmaan, johon pyrittiin löytämään ratkaisu. Tiedonkeruumenetelminä opinnäytetyössä käytettiin haastatteluita, havainnointia ja dokumenttianalyysia.

Tutkimuksen tulosten perusteella muodostettiin toimeksiantajalle prosessikuvaus nykyisestä ostolaskuprosessista ja luotiin kehittämisehdotukset, miten prosessia voidaan kehittää eri ratkaisujen avulla. Tutkimuksesta selviää, millaiset hyödyntämismahdollisuudet tekoälyllä, automaatiolla ja robotiikalla on ostolaskuprosessin tehostamisessa organisaatiossa.