Siirtyminen tekoälyllä avustettuun työvuorosuunnitteluun

Abstract

Nopeasti kehittyvät tekoälyteknologiat mahdollistavat nykyisin yrityksille uusia tapoja tehostaa prosessejaan. Esimerkiksi työvuorosuunnittelussa tekoäly pystyy ihmistä paremmin hyödyntämään erilaisia datalähteitä ja noudattamaan sääntöjä, jotka luovat tehokkuutta ja tukevat liiketoiminnallisia tavoitteita. Uusia teknologioita käyttöönotettaessa prosessin hyvä muutosjohtaminen on avainasemassa onnistumiselle.

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia kohdeyrityksen työvuorosuunnittelun nykytilaa, vastuuhenkilöiden tavoitteita ja toiveita uudelle työvuorosuunnittelun mallille, ennakkoluuloja tekoälyn käytöstä työvuorosuunnittelun tukena sekä millaista tukea vastuuhenkilöt toivovat projektin muutosjohtamiseen. Toimeksiantajan pyynnöstä tutkimuksesta rajattiin toiminnon käyttöönotto ja sen tulokset pois.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin tekoälyn käyttöä, muutosjohtamista ja sen teorioita, muutosta prosessina ja työvuorosuunnittelua. Valittuja teemoja tarkasteltiin niin yleisellä kuin kaupan alan tasolla sekä esihenkilötyön näkökulmasta. Muutosjohtamisen teorioista työhön valittiin esihenkilöiden muutosjohtamisen tueksi sopivampina Lewinin kolmen vaiheen muutosjohtamisen -malli ja Hiattin ADKAR-malli.

Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa hyödynnettiin sekä määrällisiä että laadullisia menetelmiä. Tutkimus jaettiin kahteen osaan ja aineistoa kerättiin ensin sähköisen kyselyn avulla vastuuhenkilöiltä marras-joulukuussa 2022. Kyselyn tulosten ja teoreettisen viitekehyksen pohjalta luotiin viestintämateriaali muutosjohtamisen tueksi, jota pilotoitiin vastuuhenkilöiden toimesta neljälle yksikölle kesän 2023 aikana. Pilotoinnista kerättiin sähköisen kyselyn avulla aineistoa työntekijöiltä elokuussa 2023 ja vastuuhenkilöille pidettiin elokuussa 2023 workshop työntekijöiden kyselyn tuloksista ja jatkokehitettiin viestintämateriaalia.

Vastuuhenkilöiden kyselyn tulokset tukivat noussutta tarvetta työvuorosuunnittelun muutokselle, erityisesti tasapuolisuuden ja ketjun tavoitteiden toteutumisessa sekä työvuorosuunnittelun nopeuttamisessa. Uusi työvuorosuunnittelun malli koettiin suurimmaksi osaksi positiivisena ja sen ajateltiin vastaavan niin ketjun asettamiin tavoitteisiin kuin oman yksikön työvuorosuunnittelun tarpeisiin. Tekoälyn käyttö koettiin positiivisena ja sen ajateltiin yhdenmukaistavan työvuorosuunnittelun ketjutasolla. Vastuuhenkilöt tarvitsivat muutoksen johtamisen tueksi riittävää koulutusta, perustelut muutokselle ja hyvät kirjalliset ohjeet työntekijöiden viestinnän tueksi. Tuloksista löytyi korrelaatiota siinä, mitä enemmän vastaajat tiesivät muutoksesta, sitä enemmän he olivat myönteisiä muutokselle.

Viestintämateriaali, joka luotiin vastuuhenkilöiden muutosjohtamisen tueksi mukaili Lewinin ja Hiattin muutosjohtamisen malleja rakenteessaan. Pilotoinnin tulosten ja workshopin perusteella viestintämateriaalia vielä tarkennettiin konkreettisin esimerkein tukemaan vastuuhenkilöiden muutosjohtamista paremmin. Pilotoinnista todettiin, että hyvän viestintämateriaalin lisäksi vastuuhenkilön tavalla viestiä oli merkitystä työntekijöiden kokemuksiin muutoksesta ja muutosvastarinnasta. Tähän ehdotettiin ratkaisuksi esimerkiksi osallistavan johtamisen mallin kouluttamista vastuuhenkilöille tulevaisuudessa muutosjohtamisen tueksi.