Palkanlaskentaprosessi tehokkaammaksi : lomapalkkalaskennan automatisointi tilitoimistossa

Abstract

Taloushallinnon toimiala on ollut murrosvaiheessa pitkään. Digitalisaatio ja robotiikka muokkaavat työntekemisen tapoja ja alan yrityksien täytyy pysyä vauhdikkaasti kehittyvän alan muutoksissa mukana. Tilitoimistojen asiakkaat haluavat nopeampaa palvelua ja reaaliaikaisempaa raportointia. Rutiininomainen työ on tyypillistä palkanlaskennassa ja sitä voidaan teknologian avulla automatisoida suurelta osin. Automatisaatio muuttaa palkanlaskentaprosessia ja samalla muuttaa palkanlaskijan työnkuvaa suorittajasta enemmän prosessinhoitajaksi ja konsultoivaksi asiantuntijaksi.

Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona pienelle tilitoimistolle. Työn tavoitteena oli kuvata toimeksiantajan palkanlaskentaprosessi ja automatisoida asiakasyrityksen lomapalkkalaskenta. Kehittämistyön tarkoituksena oli etsiä kehittämiskohteita toimeksiantajan palkanlaskentaprosessista ja automatisoida asiakkaan lomapalkkalaskenta olemassa olevaan järjestelmään.

Työ tehtiin tapaustutkimuksena. Tietoperusta koottiin taloushallinnon ja palkanlaskennan prosesseista, prosessien kehittämisestä, automatisaatiosta sekä lomapalkkalaskennasta. Tietoperusta koottiin kirjallisista lähteistä, havainnoimalla ja haastattelulla. Näiden avulla kuvattiin palkanlaskentaprosessi ja luotiin kirjallinen ja kaaviomallinen kuvaus palkanlaskentaprosessista. Lomapalkkalaskennan osalta saatiin tärkeää tietoa automatisaation vaikutuksesta toimeksiantajan yrityksen lomapalkkaprosessiin ja työajan käyttöön.

Palkanlaskentaprosessin kuvaaminen antoi mahdollisuuden löytää kehittämiskohteita prosessin eri osista. Lähes jokaisessa prosessin osasta löydettiin haasteita, joiden kehittäminen palvelisi sekä toimeksiantajaa että asiakasyrityksiä. Isoimpina kehittämiskohteina havaittiin viestintä asiakasyrityksen ja palkanlaskijan välillä, lisäksi tiedon käsittelemisessä oli isoja haasteita. Näihin tulisi tulevaisuudessa etsiä ratkaisuja. Lomapalkkalaskennan osalta haasteet oli huomattu jo ennen työn aloittamista ja havaitun ajan käytön ongelman perusteella pilotoitiin lomalaskennan siirtoa järjestelmään. Pilotoinnin avulla huomioitiin, että siirron toteutus ajankohdalla on iso merkitys. Siirto vaatii myös aikaa, jotta se sujuu ongelmitta.

Palkanlaskentaprosessin kuvaaminen on hyödyllistä, koska sen avulla pystytään miettimään tarpeellisia toimenpiteitä, joiden avulla pystytään palvelemaan asiakkaita paremmin. Lomapalkkojen automatisaation avulla vähennetään inhimillisiä virheitä ja pystytään tarjoamaan kirjanpitäjälle sekä asiakasyrityksille ajantasaisempaa, lähes reaaliaikaista tietoa lomista ja niihin liittyvistä rahavirroista.

The financial administration sector has long been undergoing transformation. Digitalization and robotics are reshaping work methodologies, necessitating that companies within the sector keep pace with these rapid advancements. Clients of accounting firms demand faster services and more real-time reporting. Routine tasks are typical in payroll processing and can automated through technology. Automation is revolutionizing the payroll process, shifting the role of payroll clerks from mere executors to process managers and consulting experts.

A small accounting firm commissioned this thesis. The objective was to describe the client’s payroll process and automate the vacation pay calculation for the client company. The purpose of this this development work was to identify areas for improvement within the client’s payroll process and to automate the client’s vacation pay calculation within the existing system.

The work was conducted as a case study. The study was constructed by literature, observations, and interviews. These methods were used to describe the payroll process and create both a written and diagrammatic representation of payroll process. Regarding vacation pay calculation, critical information was obtained about the impact of automation on vacation pay process and time management.

Describing the payroll process provided an opportunity identify areas for improvement within various parts of the process. Challenges were found in almost every part of the process, and addressing these would benefit both the accounting firm and their clients. The most significant areas for improvement were communication between the client and the payroll clerk, as well as major challenges in data handling. Solutions for these issues should be sought in the future. Challenges in vacation pay calculation had been conducted to transfer is crucial and that the transfer requires time to proceed smoothly.

Describing the payroll process is beneficial as it allows for the consideration of necessary actions to better serve clients. Automating vacation pay reduces human errors and provides accountants and client companies with more up-to-date, real-time information on vacations and related cash flows.