Vuorovaikutusmahdollisuudet ja kilpailutuksiin valmistautuminen julkisissa hankinnoissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää millaisia vuorovaikutusmahdollisuuksia julkisten hankintojen kokonaisprosessi sekä nykyinen hankintalaki mahdollistavat ja miten näitä nykyisellään hyödynnetään. Tavoitteena oli myös selvittää, miten tuleviin kilpailutuksiin ja hankintaprosessin eri vaiheisiin voitaisiin valmistautua nykyistä paremmin toimittajan puolella. Yhtenä keskeisenä päämääränä oli, että haastatteluiden kautta saatavia tuloksia pystyttäisiin hyödyntämään kohdeorganisaation (Digia) sisäisessä kehittämisessä ja kanssakäymisessä sekä Digian ja hankintayksiköiden välisessä vuorovaikutuksessa.

Opinnäytetyössä keskityttiin kohdeyrityksen toimialan mukaisiin IT-hankintoihin ja palveluihin sekä EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin, mutta samoja havaintoja voidaan myös soveltaa muihin hankintoihin. Tässä opinnäytetyössä tuotiin esille sekä toimittaja- että hankintayksikkönäkökulmaa sekä näiden keskinäiseen vuorovaikutukseen liittyviä haasteita ja odotusarvoja.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys pohjautui hankintalainsäädäntöön sekä alan kirjallisuuteen ja julkaisuihin. Opinnäytetyö tehtiin toimittajanäkökulmasta, joten tämä osuus haluttiin pitää riittävän yleisellä tasolla, jotta näitä osuuksia voidaan hyödyntää sellaisinaan myös Digian sisäisessä kehittämisessä ja kanssakäymisessä.

Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa käytettiin strukturoituja yksilöhaastatteluja, tutkijan omia havaintoja sekä kahden työpajan tuloksia esitettyjen toimenpide-ehdotusten arviointiin. Yksilöhaastatteluita tehtiin Digian lisäksi myös muille IT-toimittajille sekä merkittävälle joukolle hankintayksiköiden edustajia. Haastateltavat edustivat laajasti hankintaprosessin eri rooleja ja sen keskeisiä osapuolia, joka mahdollisti julkisten hankintojen 360-näkymän luomisen hankintojen kokonaisprosessiin liittyen.

Opinnäytetyön tuloksina esitetään muutoksia Digian toimintatapoihin ja prosesseihin. Haastatteluiden ja kehittämistyön perusteella kävi kuitenkin ilmeiseksi, että merkittävää muutosta tarvitaan myös toimittaja- ja hankintayksikkönäkökulman jalkauttamisessa, keskinäisessä vuorovaikutuksessa sekä eri osapuolten odotusarvojen huomioimisessa.