Toimisto- ja toimitilapalveluiden tiimin viestinnän kehittäminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö aloitettiin kohdeyrityksen tarpeesta selvittää toimisto- ja toimitilapalveluiden tiimin viestinnän nykytila ja mahdolliset kehittämistarpeet. Liiketoiminta-alue uudistuksen jälkeen tiimin viestintävastuu laajeni Helsingistä myös Suomen muille aluetoimistoille, joka kasvatti tarvetta viestinnän kartoitukseen.

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin, miten toimisto- ja toimitilapalveluiden tiimin viestintää voitaisiin kehittää. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää viestinnän nykymallia löytämällä parhaat ratkaisut tiimin vastuualueiden viestimiseksi. Tutkimus tehtiin toimeksiantona kohdeyritykselle. Tutkimus kohdistui toimisto- ja toimitilapalveluiden viestinnän kohderyhmään, johon kuuluu kaikki kohdeyrityksen Suomen assistentit.

Tutkimuksen tietoperusta koostui viestinnän suunnittelusta ja toteutuksesta sekä työyhteisöviestinnästä. Viestintään liittyen käsiteltiin viestinnän kanavia, prosessia ja suunnittelua sekä haasteita ja tavoitteita. Työyhteisöviestintään liittyen käsiteltiin sen merkitystä työyhteisössä sekä viestinnän roolia muutoksessa. Lisäksi avattiin hybridi-, inklusiivisen-, sekä visuaalisen viestinnän käsitteitä.

Tutkimus toteutettiin kvantitatiivisena eli määrällisenä tutkimuksena ja tutkimusmenetelmänä käytettiin internetkyselyä. Kysely toteutettiin syyskuun 2024 aikana ja kyselyyn saatiin 40 vastausta.

Tutkimuksen tulosten perusteella voidaan päätellä, että vastaajat ovat pääosin tyytyväisiä toimisto- ja toimitilapalveluiden tiimin viestintään. Sopivien viestintäkanavien käytössä ja viestien säännöllisyydessä on onnistuttu hyvin. Sähköposti koettiin mieluisimpana viestintäkanavana. Viestit tavoittavat kohderyhmän, sillä melkein kaikki vastaajista lukee toimisto- ja toimitilapalveluiden tiimin lähettämät viestit heti niiden saapuessa tai lähes aina. Mieluiten vastaajat lukevat viestin, josta käy heti ilmi mitä se käsittelee ja viesti on lyhyt ja ytimekäs. Parhaiten tiimin viestintä on onnistunut tukemaan hybridityötä, viestimään vastaajien mielestä tärkeistä aiheista ja viestit koettiin visuaalisesti miellyttäviksi. Vastausten perusteella voidaan todeta, että tiimin viestintään ei ole tarvetta tehdä suuria muutoksia.

Tutkimustulosten mukaan vastaajat toivoivat monipuolisempaa viestintää, joka on myös toimisto- ja toimitilapalveluiden tiimin tahtotilana. Tämänhetkiseen viestintään toivotaan monipuolisuuden lisäksi ytimekkyyttä viesteihin. Seuraamalla viestintää myös jatkossa varmistetaan sen jatkuva toimivuus ja vastataan muuttuviin tarpeisiin.