Henkilötietojärjestelmän soveltuvuuden kartoitus. Niemi Palvelut Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää Niemi Palvelut Oy:ssä käytössä olevan Microsoft Navision -toiminnanohjausjärjestelmän henkilöstöhallinnon osion soveltuvuus yrityksen toimintaan. Työn tavoitteena oli ensisijaisesti tutkia, voidaanko henkilötietojärjestelmää hyödyntää yrityksen esimiesten päivittäisen henkilöstöjohtamisen apuna.

Työn teoreettisena viitekehyksenä käytettiin henkilöstöjohtamiseen ja henkilötietojärjestelmään liittyvää kirjallisuutta sekä sähköisiä julkaisuja. Henkilöstöammattilaisten merkitystä yrityksen liiketoiminnalle käsiteltiin Dave Ulrichin luoman henkilöstöjohtamisen mallin pohjalta. Lisäksi teoriaosuudessa selvitettiin lainsäädännön asettamia rajoituksia henkilötietojen keräämiseen, tallentamiseen ja säilyttämiseen.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Kyselylomake lähetettiin sähköpostitse 16:lle yrityksen esimiehelle, joista kahdeksan vastasi. Tutkimuksella haluttiin selvittää esimiesten yleisiä mielipiteitä henkilötietojärjestelmän tärkeydestä sekä heidän kokemuksiaan yrityksessä käytössä olevasta henkilötietojärjestelmästä. Esimiehiltä pyydettiin myös kehitysehdotuksia nykyiseen järjestelmään. Haastattelujen lisäksi tutkimusosiossa perehdyttiin käytössä olevan järjestelmän ominaisuuksiin sekä vahvuuksiin ja heikkouksiin.

Kyselyyn tulleista vastauksista kävi ilmi, että yrityksessä käytössä oleva henkilötietojärjestelmä ei ole tuttu suurimmalle osalle esimiehistä. Esimiehet hyödyntävät järjestelmää joko hyvin vähän tai eivät ollenkaan eikä se tällä hetkellä tue heidän päivittäistä esimiestyötään. Myös useamman eri järjestelmän päällekkäisyys ja tietojen päivittymisen hitaus vaikeuttavat esimiesten työtä.

Työn johtopäätöksissä todettiin, että yrityksen esimiehiä tulisi aktiivisesti kouluttaa järjestelmän käyttöön. Koulutuksen avulla järjestelmästä saataisiin kaikki mahdollinen hyöty, jolloin sen soveltuvuuden tarkempi selvittäminen olisi mahdollista.

The purpose of this study was to find out how the HR tool in Microsoft Navision ERP system suits the operations at Niemi Palvelut Oy. The objective of the thesis was primarily to investigate if the company’s managers can use the human resource information system in the daily human resource management.

The theoretical framework was based on professional literature and electronic publications regarding human resource management and human resource information system. The significance of HR professionals on an organization’s business was clarified based on the human resource management model created by Dave Ulrich. In addition, the restrictions regarding collecting, storing and retaining personal data set by legislation were found out.

The study was carried out by using a qualitative research method. The questionnaire was send by email to 16 Niemi Palvelut Oy managers and eight of them answered in the time given. The purpose was to find out the managers’ general opinions on the importance of a human resource management system and their experiences with the company’s present system. The managers were also asked for development proposals regarding the present system. In addition to the questionnaire, the features and the strengths and weaknesses of the present system were also studied in the empirical part of the thesis.

The questionnaire revealed that the present system is not familiar to the most of the managers. They utilize the system either very little or not at all and the present system does not support their daily work. An overlap of several different systems and the slowness in updating data also make the managers’ work more difficult.

The conclusion of this thesis was that the managers’ at Niemi Palvelut Oy should actively be trained to use the present system. With the help of training, the managers could make the most of the system, in which case more specific study of the system’s suitability would be possible and sensible.