Digitaalisen tehtävähallinnan kehittäminen kiinteistönhoidossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten Trello-sovellukseen perustuvaa tehtävienhallinnan käyttöympäristöä voidaan kehittää tukemaan paremmin Kiinteistövalttari Oy:n operatiivista toimintaa ja kasvua. Työn keskeisenä tavoitteena oli parantaa sovelluksen käytettävyyttä ja löytää ratkaisuja yhtenäisten toimintamallien luomiseen.

Tietoperusta pohjautui digitalisaation ja projektinhallintasovellusten rooliin kiinteistöalalla sekä käytettävyyden ja käyttäjäkokemuksen merkitykseen. Tutkimuksessa hyödynnettiin sekä määrällisiä että laadullisia menetelmiä, kuten kyselytutkimusta ja puolistrukturoituja haastatteluja, joiden avulla kerättiin aineistoa yrityksen työntekijöiltä. Analyysi toteutettiin heuristisen arvioinnin pohjalta käyttäen Jacob Nielsenin kehittämää 10-kohdan muistilistaa.

Tutkimustulokset osoittivat, että Trello koettiin pääosin helppokäyttöiseksi ja toimivaksi tehtävienhallinnan työkaluksi. Keskeisiksi kehityskohteiksi nousivat kuitenkin yhtenäisten toimintamallien puute sekä tarve paremmalle perehdytykselle ja seurannalle. Lisäksi automaatioiden ja lisäosien hyödyntäminen tunnistettiin potentiaalisiksi parannuksiksi. Näiden kehitystoimien avulla yritys voi tehostaa tehtävienhallintaa, parantaa työntekijöiden käyttäjäkokemusta ja tukea yrityksen kasvutavoitteita.

The purpose of this thesis was to explore how the Trello-based task management system could be developed to better support the operational activities and growth of Kiinteistövalttari Oy. The primary goal was to enhance the usability of the system and find solutions for establishing standardized operating procedures.

The theoretical framework focused on the role of digitalization and project management applications in the property management sector, emphasizing the significance of usability and user experience. The study employed quantitative as well as qualitative research methods, including surveys and semi-structured interviews, to gather data from the company’s employees. The analysis was based on heuristic evaluation, utilizing Jacob Nielsen's 10 usability heuristics.

The results indicated that Trello was generally perceived as an easy-to-use and functional tool for task management. However, the lack of standardized procedures, the need for better training and monitoring, as well as the potential for utilizing automations and add-ons, were identified as key areas for improvement. These development measures would enable the company to improve task management efficiency, enhance the user experience, and support its growth objectives.