ERP-järjestelmän implementoinnin haasteet ja oppimiskokemukset
Saarelainen-Hiihtola, Anu (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024112830898
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024112830898
Tiivistelmä
Ajantasainen toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP on keskeinen tekijä nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä. ERP-järjestelmä toimii yrityksen prosessien hallinnan ja tiedonkulun kivijalkana, jossa eri toiminnot on integroitu yhteen data-alustaan. Koska ERP-järjestelmät ovat rakenteeltaan laajoja, myös niiden implementointi on usein vaativa prosessi. ERP-hankkeiden onnistumisen avaintekijöitä ovat huolellinen suunnittelu ja riskienhallinta. Näin yritys pystyy varautumaan kaikkiin mahdollisiin riskitekijöihin eri implementointivaiheissa.
Opinnäytetyön toimeksiantajana on Suomessa toimiva elintarvikealan yritys, joka kuuluu kansainväliseen elintarvikealan konserniin. Konsernissa toteutetaan parhaillaan ERP-järjestelmän päivitystä vaiheittain eri yrityksissä. Tavoitteena on yhtenäistää prosesseja ja helpottaa siten tiedolla johtamista. Tärkeä tavoite on myös automatisoida manuaalisia prosesseja taloushallinnon toiminnan tehostamiseksi ja sitä kautta vapauttaa työntekijöiden aikaa rutiininomaisesta manuaalityöstä analyysipainotteiseen tiedon käsittelyyn. Opinnäytetyön keskeisenä tavoitteena oli selvittää Viron BP3-projektin aikana ilmenneitä haasteita ja oppimiskokemuksia, joita voidaan hyödyntää Suomen tulevassa ERP-implementoinnissa.
Tietoperustassa tarkastellaan ERP-järjestelmien merkitystä liiketoiminnassa ja tulevaisuuden trendejä. Lisäksi käsitellään ERP-järjestelmien implementointiprosessia sekä implementoinnin menetelmiä ja vaiheita. Lopuksi tietoperustassa tarkastellaan implementoinnin onnistumisen edellytyksiä, kuten muutosjohtamista, datan hallintaa ja koulutuksen merkitystä.
Toiminnallisen opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua, joka toteutettiin viidelle BP3-projektin asiantuntijalle. Haastatteluissa käytiin läpi projektin taustaa, sen aikana kohdattuja haasteita ja oppeja sekä implementoitavan ERP-järjestelmän merkitystä yritykselle. Haastattelut litteroitiin ja analysointia helpottamaan aineisto koodattiin teemoittain.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että Viron BP3-projektin oppimiskokemukset muodostavat vahvan perustan Suomen ERP-implementoinnille. Keskeisimmät havainnot korostavat huolellisen ennakkosuunnittelun, riittävän resursoinnin ja tehokkaan muutosjohtamisen merkitystä onnistuneelle toteutukselle. Projektin sujuvuutta tukevat erityisesti selkeät johtamisvastuut, avoin viestintä ja yhteistyö tiimin sisällä, jotka estävät siiloutumista ja varmistavat yhtenäiset tavoitteet. Master datan puhdistaminen ja jatkuva hallinta, loppukäyttäjien varhainen koulutus sekä kattava järjestelmän testaus vähentävät riskejä ja tukevat järjestelmän tehokasta käyttöönottoa. Virossa saatujen kokemusten pohjalta voidaan Suomessa keskittyä ennakoivaan ongelmanratkaisuun ja hyödyntää opittuja menetelmiä, mikä edistää projektin onnistumista ja konsernin strategisia tavoitteita siirtyä kohti yhtenäisiä ja tehokkaita toimintamalleja.
Opinnäytetyön toimeksiantajana on Suomessa toimiva elintarvikealan yritys, joka kuuluu kansainväliseen elintarvikealan konserniin. Konsernissa toteutetaan parhaillaan ERP-järjestelmän päivitystä vaiheittain eri yrityksissä. Tavoitteena on yhtenäistää prosesseja ja helpottaa siten tiedolla johtamista. Tärkeä tavoite on myös automatisoida manuaalisia prosesseja taloushallinnon toiminnan tehostamiseksi ja sitä kautta vapauttaa työntekijöiden aikaa rutiininomaisesta manuaalityöstä analyysipainotteiseen tiedon käsittelyyn. Opinnäytetyön keskeisenä tavoitteena oli selvittää Viron BP3-projektin aikana ilmenneitä haasteita ja oppimiskokemuksia, joita voidaan hyödyntää Suomen tulevassa ERP-implementoinnissa.
Tietoperustassa tarkastellaan ERP-järjestelmien merkitystä liiketoiminnassa ja tulevaisuuden trendejä. Lisäksi käsitellään ERP-järjestelmien implementointiprosessia sekä implementoinnin menetelmiä ja vaiheita. Lopuksi tietoperustassa tarkastellaan implementoinnin onnistumisen edellytyksiä, kuten muutosjohtamista, datan hallintaa ja koulutuksen merkitystä.
Toiminnallisen opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua, joka toteutettiin viidelle BP3-projektin asiantuntijalle. Haastatteluissa käytiin läpi projektin taustaa, sen aikana kohdattuja haasteita ja oppeja sekä implementoitavan ERP-järjestelmän merkitystä yritykselle. Haastattelut litteroitiin ja analysointia helpottamaan aineisto koodattiin teemoittain.
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että Viron BP3-projektin oppimiskokemukset muodostavat vahvan perustan Suomen ERP-implementoinnille. Keskeisimmät havainnot korostavat huolellisen ennakkosuunnittelun, riittävän resursoinnin ja tehokkaan muutosjohtamisen merkitystä onnistuneelle toteutukselle. Projektin sujuvuutta tukevat erityisesti selkeät johtamisvastuut, avoin viestintä ja yhteistyö tiimin sisällä, jotka estävät siiloutumista ja varmistavat yhtenäiset tavoitteet. Master datan puhdistaminen ja jatkuva hallinta, loppukäyttäjien varhainen koulutus sekä kattava järjestelmän testaus vähentävät riskejä ja tukevat järjestelmän tehokasta käyttöönottoa. Virossa saatujen kokemusten pohjalta voidaan Suomessa keskittyä ennakoivaan ongelmanratkaisuun ja hyödyntää opittuja menetelmiä, mikä edistää projektin onnistumista ja konsernin strategisia tavoitteita siirtyä kohti yhtenäisiä ja tehokkaita toimintamalleja.