Developing the Pre-Development Signoff in SaaS Projects: a Financial Sector Case Study

Abstract

Yrityksen siirtyessä ydinjärjestelmissään SaaS-ratkaisuihin, kehitystä edeltävien signoff-prosessien monimutkaisuus on kasvanut, mikä vaatii koordinaatiota strategisten tavoitteiden, sääntelyvaatimusten ja operatiivisen valmiuden varmistamiseksi. Tämä opinnäytetyö käsittelee nykyisessä signoff-prosessissa esiintyviä tehottomuuksia – kuten pitkät hyväksymisajat, roolien epäselvyydet ja viestinnän puutteet – ja tähtää näiden parantamiseen.

Perusteellinen nykytilan analyysi, jossa käytettiin kyselyitä ja työpajoja keskeisten sidosryhmien kanssa, tunnisti prosessin keskeiset heikkoudet. Näiden havaintojen ja kirjallisuustutkimuksesta saatujen oppien pohjalta kehitettiin ehdotus, joka sisältää selkeästi määritellyt roolit ja parannetut viestintäkäytännöt. Sidosryhmien työpajojen avulla ehdotusta hiottiin ja validoitiin edelleen yrityksen operatiivisia tarpeita vastaavaksi.

Parannetun signoff-prosessin odotetaan sujuvoittavan hyväksyntöjä, vähentävän viivästyksiä ja parantavan poikkifunktionaalista yhteistyötä, mikä voi mahdollistaa yritykselle SaaS-projektien tehokkaan käyttöönoton ja kilpailukykyisen ketteryyden ylläpitämisen nopeasti kehittyvässä toimialassa.

With the case company’s shift to SaaS solutions for core systems, the complexity of pre-development signoff processes has grown, requiring coordination to ensure alignment with strategic goals, regulatory standards, and operational readiness. This thesis addresses inefficiencies in the existing signoff process—such as prolonged approvals, role ambiguity, and communication gaps—and aims to improve these.

A thorough current state analysis using surveys and workshops with key stakeholders identified critical weaknesses in the process. Based on these insights and learnings from the literature study, a refined proposal was developed, featuring role definitions and improved communication protocols. Stakeholder workshops further refined and validated this proposal to meet the company’s operational needs.

The improved signoff process is expected to streamline approvals, reduce delays, and improve cross-functional collaboration. This should enable the company to efficiently launch SaaS projects and maintain competitive agility in a rapidly evolving industry.