Microsoft 365 Copilotin hyödyntäminen projektinjohtamisessa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten Microsoft 365 Copilotin käyttö voi tehostaa projektinhallintaa Yritys X:ssä. Työn päätutkimuskysymys oli: miten tekoäly ja M365 Copilot voivat muuttaa projektinhallintaa Yritys X:ssä ja millaisia uusia käytäntöjä ne voivat tuoda mukanaan? Päätavoitteena oli kehittää käyttöopas, joka auttaa organisaatiota integroimaan tekoälyavusteisia työkaluja projektinhallintaan ja parantamaan prosessien tehokkuutta. Apututkimuskysymykset käsittelivät muun muassa tekoälyn vaikutuksia projektipäälliköiden ja tiimien rooleihin, projektien ennustettavuuteen sekä organisaatiokulttuuriin.

Tietoperusta rakentui tekoälyn, projektinhallinnan ja muutosjohtamisen keskeisistä teemoista. Lähdeaineisto sisälsi monipuolista ja ajankohtaista tietoa tekoälyn kehityksestä ja sen hyödyntämisestä liiketoimintaympäristöissä. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena hyödyntäen teemahaastatteluja ja lomakehaastattelua. Tutkimuksen analyysissä sovellettiin kolmen horisontin mallia, jonka avulla kartoitettiin M365 Copilotin nykyisiä ja tulevia mahdollisuuksia Yritys X:ssä.

Työn keskeisimpinä tuloksina havaittiin, että M365 Copilot parantaa projektinhallinnan ennakoitavuutta, helpottaa rutiinitehtävien automatisointia ja edistää tiimien välistä yhteistyötä. Tulokset osoittivat myös, että tekoälytyökalun käyttö vaatii organisaatiolta muutosjohtamista ja henkilöstön koulutusta. Opinnäytetyössä kehitetty käyttöopas tarjoaa konkreettisia ohjeita M365 Copilotin tehokkaaseen hyödyntämiseen Yritys X:n projektinhallinnassa. Tulokset ovat suoraan hyödynnettävissä toimeksiantajalle, ja käyttöoppaasta voidaan saada laajempaa soveltamispohjaa muihin organisaatioihin.

The aim of this thesis was to explore how the use of Microsoft 365 Copilot could enhance project management within Company X. The primary research question was: how can AI and M365 Copilot transform project management in Company X, and what new practices might they bring? The main objective was to develop a user guide to help the organization integrate AI-assisted tools into project management and improve process efficiency. The secondary research questions focused on the impact of AI on the roles of project managers and teams, the predictability of projects, and organizational culture.

The theoretical framework was based on key themes related to artificial intelligence, project management, and change management. The research utilized qualitative methods, including thematic interviews and surveys. The analysis applied the Three Horizons framework to examine both the current and future opportunities offered by M365 Copilot within Company X. The source material included diverse and up-to-date information on AI development and its applications in business environments.

The main findings revealed that M365 Copilot improves the predictability of project management, facilitates the automation of routine tasks, and promotes collaboration between teams. The results also indicated that the adoption of AI tools requires organizational change management and employee training. The user guide developed in this thesis provides practical instructions for effectively utilizing M365 Copilot in Company X’s project management processes. The results are directly applicable to the commissioning party, and the user guide also has broader potential for adaptation in other organizations.