Kiinteistöjen hoito- ja kunnossapitotoiminnan kehittäminen : Kokkolan kaupunki

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehitystyönä Kokkolan kaupungin kiinteistöjen huolto- ja kunnossapitotoiminnan kehittämiseksi. Ensisijaisena tavoitteena oli selvittää nykyisen toiminnan ongelmakohtia ja kehittää kaupungin kiinteistöjen hoito- ja kunnossapitotoimenpiteiden raportoitavuutta, seurattavuutta ja suunnitelmallisuutta, jotta näiden vaikutusta kustannuksiin ja käyttäjätyytyväisyyteen voidaan tarkastella jatkossa. Toisena tavoitteena oli luoda ehdotus yhtenäisestä toimintamallista.

Kiinteistöihin on sitoutunut suuri omaisuusarvo, myös kunnilla, ja näiden ylläpito aiheuttaa merkittäviä kustannuksia. Kokkolan kaupungin kaupunkitoimitilat huolehtivat omalta osaltaan Kokkolan kiinteistöomaisuuden arvon säilymisestä. Isännöinnin palveluyksikön tehtävänä on tarjota kaupungin omille toiminnoille toimivat tilat sekä turvalliset ja terveelliset olosuhteet käyttäjille kiinteistöjen arvo säilyttäen ja kohtuullisilla kustannuksilla.

Tutkimustyön aluksi tarkasteltiin toiminnalle asetettuja vaatimuksia sekä ajankohtaisten trendien ja suuntausten vaikutuksia toimintaan nyt ja tulevaisuudessa. Vaatimuksia tarkasteltiin tutustumalla lainsäädäntöön ja asetuksiin, erilaisiin ohjeistuksiin sekä muun muassa kaupungin strategiaan. Ajankohtaisten trendien vaikutusta arvioitiin megatrendien avulla. Näistä koostettiin toimintaan vaikuttavat kriittiset toimet, joita ovat lainsäädännön, turvallisuuden, terveellisyyden, energiatehokkuuden vaatimusten täyttäminen sekä resurssien hallinnan ja teknologian hyödyntäminen. Tilojen tulee soveltua käyttäjien tarpeisiin ja eri alojen toiminnan tarpeet tulee huomioida.

Kiinteistöjen hoito- ja kunnossapitotoiminnan nykytilaa kartoitettiin laadullisilla tutkimusmenetelmillä, kuten haastattelemalla palveluyksikön sisältä neljää työnjohto- ja asiantuntijatehtävissä toimivaa henkilöä ja tutustumalla vuosien 2021 ja 2023 asiakastyytyväisyyskyselyiden tuloksiin. Näiden perusteella tunnistettiin kehityskohteeksi sisäinen ja ulkoinen tiedonkulku, johon haettiin kehitysehdotuksia muutaman kiinteistöhuollon henkilökunnan jäsenen kanssa järjestetyllä työpajalla ja tulosten kommentointipyynnöllä. Tämä kaikki toimi pohjana toimintamalliehdotuksen luomiselle.

Työn aikana kerättiin tietoa eri näkökulmista kiinteistönhuollon ja kunnossapidon työnjohdolta ja asiantuntijoilta sekä asiakasnäkökulmasta. Tämän tiedon perusteella esiin nousi tarve järjestelmien tehokkaan käytön ohjeistamiselle ja kirjausten merkityksen aukikirjoittamiselle eri tietotarpeiden ja toimien vaikutuksen näyttämiseksi eri osapuolille. Tämä työ toimii pohjana jatkokehittämiselle.