Projektiprosessin parantaminen teknologiayritykselle

Abstract

Parantamiseen on aina varaa, tämä pätee myös yrityksien toimintatapoihin. Tämä opinnäytetyö kertoo siitä, mitä yritykset ovat, miten ne koostuvat elävistä ihmisistä ja minkälainen on niiden pelikenttä kansallisvaltioiden sisällä. Tämän jälkeen tarkasteltiin kohdeyritystä, joka tekee pääosan liiketoiminnastaan projektimuotoisesti. Työn tarkoituksena oli tutkia, miksi kohdeyrityksen toiminta oli näennäisesti tehotonta. Aikataulut ylittyivät johdonmukaisesti, ja henkilöstö vaikutti tuskaantuneelta yrityksessä työskentelemiseen. Tämän tutkimisen jälkeen luotiin muutoksia toimintatapoihin, jotta toiminnasta tulisi tehokkaampaa ja mielekkäämpää. Tutkimus yrityksen tilasta tehtiin haastatteluiden kautta ja analysoimalla laatujärjestelmässä kuvattuja prosessikaavioita. Valittuja yrityksen työntekijöitä haastateltiin kysymyksillä, joihin he vastasivat näkemyksiensä mukaan. Edustusta löytyi niin suunnittelijoista, tuotehallinnasta ja esimiehistä. Työn toimeksiantajana toimi suomalainen keskisuuri junien alijärjestelmiä valmistava yritys.

Ihmisten toiminnassa on de jure, eli miten asioiden pitäisi mennä, ja de facto, eli miten ne menevät oikeasti. Työntekijöiden haastatteluilla saatiin vastauksia käytännön tilasta ja laatujärjestelmästä saatiin vastaukset teoreettisesta toimintamallista. Tutkimuksen perusteella havaittiin, että yrityksessä tehdään jatkuvaa ylimyyntiä, sekä myydään ratkaisuja joita ei ole olemassa. Myös ilmeni, että kohdeyrityksellä ei ole paljoa omaa tuotekehitystä, vaan melkein kaikki uuden kehittäminen tehtiin asiakkaiden tilauksista. Näihin ongelmakohtiin saatiin luotua uutta ohjeistusta, jonka pitäisi auttaa yritystä ohjaamaan toimintaansa oikeaan suuntaan. Myynti- ja projektiprosessiin luotiin parannuksia, jotka lisäävät inter-organisaationaalista kommunikaatiota, ja laitteiden ylläpitoon ns. ”after sales” -vaiheeseen tehtiin prosessiehdotus. Nämä keinot olivat yritykselle tervetulleita, sillä tiedotustilaisuuksissa tai kehityskeskusteluissa havaittuja ongelmakohtia ei ole nostettu esiin.

Työtä voisi jatkokehittää lisäämällä konkreettisia mittareita työntekijöiden ylityöllistämisestä, sekä luoda järjestelmä jolla varmistetaan, että yritys on kykeneväinen tuottamaan asiakkaalle luvattuja ratkaisuja.

There is always room for improvement, this also applies to a company’s ways of working. This thesis desribes what corporations are, how they consist of livinghumans, and what is their playing field in a world filled with nation states. After this, the target corporation was examined, which does majority of it’s operation as projects. The purpose of this work was to study why the target corporation’s operation was seemingly ineffective. Deadlines were ran over consistently, and the personnel were frustrated to work for the corporation. After studying the corporation, improvements for the project model were made in order to improve the efficiency of the corporation and make the work in itself more satistfying for the employees. The study was made by researching the project management process in the quality management system and conducting interviews with selected employees. There was representation from designers, product managers and foremen. The target corporation was a medium sized Finnish company, which manufactures subsystems for rolling stock.

In any human activity, there exists de jure, which is the way things are supposed to be done, and de facto, which is the actual way that things are done. Interviewing the employees revealed details about the practical work, and the examination of quality systems’s process definitions gave knowledge about the theoretical base. The study showed multiple flaws; the corporation was consistently overselling projects, the corporation sold things that it did not reliably yet have and the corporation did not have dedicated research and development of products. Almost all R&D was made by the orders of the clients. Process improvements were made based on this information, which shall help the corporation to steer it’s operation to a more right direction. Sales and project processes were improved, and an after sales process was created for the end part of the device lifecycle management. These improvements were welcomed in the corporation, as this vital information of the actual state of the matters was not relayed in bigger meetings or development meetings.

The work could be refined by adding concrete metering for the employees load, and creating a system that ensures that the corporation is capable of producing the solutions promised to the clients.