Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän alasajoprojekti : näkökulmia alasajoprojektin työvaiheista

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tarkastella mitä eri toimenpiteitä ja erityispiirteitä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän alasajoon liittyviä sekä minkälaista osaamista ja resurssointia sen toteuttaminen edellyttää tietojärjestelmästä luopuvassa käyttäjäorganisaatiossa. Se toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä osana Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan yhteisten palvelujen tietojohtaminen ja tietohallinto -palveluissa tapahtuvaa sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän alasajoa. Opinnäytetyöhön käytetty aineisto muodostui johtamani tietojärjestelmän alasajoprojektin kokemusten lisäksi muiden tietojohtaminen ja tietohallinto -palveluissa toteutettavien alasajoprojektien aineistoista ja kokemuksista sekä haastatteluista, joihin osallistui kolme alasajoprojektia johtavaa projektipäällikköä sekä alasajoprojekteja koordinoivaa projektipäällikköä ja projektipäälliköiden lähiesihenkilöitä.

Tässä opinnäytetyössä keskityttiin tunnistamaan käyttäjäorganisaation näkökulmasta sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmässä olevan aineiston arkistointiin ja järjestelmän luopuvan organisaation tehtäviä alasajoprojektin aikana. Opinnäyte työn teoreettisessa viitekehyksessä tarkastellaan projektitoimintaa, sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän alasajoa sekä asiakastietojärjestelmää ja sen aineistoon liittyviä näkökulmia.

Johtopäätöksinä voi todeta, että sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien alasajo ja siihen liittyvät toimenpiteet edellyttävät useiden eri toimijoiden osallistumasta, laaja-alaista asiantuntijuutta sekä vaiheittain toteutettavia työvaiheita. Tämän johdosta alasajo on suositeltavaa toteuttaa projektiluontoisena toimintana, jossa tehdään tiivistä yhteistyö järjestelmätoimittajan kanssa selkeän tehtävänjaon mukaisesti ja sovitussa aikataulussa. Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän alasajoon on syytä varautua resurssien osalta samalla tavalla kuin uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon. Alasajoprojektin ja aineiston arkistoinnin työvaiheet eroavat kuitenkin merkittävästi uuden tietojärjestelmän käyttöönotosta, joita kuvataan tarkemmin johtopäätöksissä, samoin kuin alasajoprojektille ominaisia riskejä sekä aineiston määrittelyyn, poimintaan ja arkistointiin liittyviä erityispiirteitä.