eVaka toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessin arviointi

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli eVakan, neljän kaupungin yhdessä kehittämän varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän, käyttöönottoprosessin arviointi Turun kaupungissa päiväkodinjohtajan näkökulmasta. Tavoitteena oli arvioida käyttöönottoprosessia ja sen vaikutuksia päiväkodinjohtajien työhön sekä tuottaa tietoa, joka tukee vastaavia käyttöönottoja. Tutkimuksen tilaajana oli Turun kaupunki.

Tietoperustan keskeisiä käsitteitä olivat muutosjohtaminen ja projektijohtaminen. Tietoperustan lisäksi tutkimuksessa kuvattiin eVakan Turun käyttöönottoprojektia. Aineisto kerättiin ryhmähaastatteluin Turun kaupungin päiväkodinjohtajilta ja se analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä.

Tuloksista saatiin päiväkodinjohtajien kokemuksia eVakan käyttöönottoprosessista sekä tietoa, miten eVakan käyttöönotto oli vaikuttanut päiväkodinjohtajan työhön. eVakan käyttöönottoprosessi sujui päiväkodinjohtajien kokemusten perusteella pääosin hyvin. Päiväkodinjohtajat kokivat käyttöönottoprosessin viestinnän sujuvaksi ja toimivaksi. Haasteeksi koettiin päiväkodinjohtajien ajan riittävyys, henkilöstön kykyä vastaanottaa muutos sekä järjestelmän ohjeiden puutteellisuus. eVakan vaikutukset päiväkodinjohtajan työhön toi sekä hyötyjä että haasteita. Käyttäjähallinnan koettiin parantuneen mutta huoltajien ohjauksen tarve lisääntyi uuden järjestelmän myötä. eVakan yhteiskehittäminen koettiin hyväksi tavaksi kehittää varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmää. Osana tutkimusta kehitettiin eVakan päivittyvä ohjekirja Turun kaupungin varhaiskasvatuksen lähijohtajille.

The purpose of the study was to evaluate implementation process of eVaka in the city of Turku. eVaka is an early childhood education ERP system developed by four cities. The aim of the study was to evaluate the eVaka implementation processes from the perspective of the daycare manager and the impact of eVaka on the work of the daycare manager. The aim of the study was to provide information on the implementation processes of the ERP system, which could be used in similar implementation processes.

The key concepts of the knowledge base are change management and project management. In addition to the knowledge base, the study describes the eVaka Turku deployment project. The material for the study was collected through group interviews with daycare managers in the city of Turku. The data was analyzed using inductive content analysis.

The research part of the survey provided information on the experiences of the daycare managers on the implementation process of eVaka and how the implementation of eVaka has affected the work of the daycare manager. eVaka implementation process was, based on the experiences of the daycare managers, mostly good. The daycare managers felt that the communication of the implementation process was smooth and efficient. Challenges were perceived to be the lack of time, the ability of the staff to absorb the change and the lack of guidance on the system. The impact of eVaka on the work of the daycare manager was both beneficial and challenging. User management was perceived to have improved but the need of the guidance for the guardians increased with the new system. The co-development of eVaka was seen as a good way to develop an ERP system for early childhood education. As part of the research, an updatable eVaka manual was developed for the early childhood education managers in the city of Turku.