Streamlining Spare Part Recommendation Scoping

Abstract

This thesis aimed to find a method to streamline the case company's spare parts scoping and recommendation processes in the BDH (Beneficiation, Dewatering, and Hydrometallurgy) scope while focusing on the scope of hydrometallurgical equipment. Several approaches exist for streamlining the process. The practical focus of this thesis was the lack of interdepartmental communication, standardized spare parts scoping, and PDM system usage. In order to find a method to streamline the process, a literature review of various topics is conducted. The inefficiencies of the processes used in the case company have to be acknowledged. This was done by interviewing professionals in the case company and reviewing the bottlenecks and improvement recommendations.

The literature review highlights the need for classification, forecasting, data accuracy, and innovative technologies. Key findings emphasize the role of Product Data Management (PDM) and Enterprise Resource Planning (ERP) in standardizing data. Classification frameworks like ABC analysis improve spare part management by outlining strategies to varying needs. Criticality assessment tools, like Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), prioritize components, minimizing equipment downtime.

This thesis includes a case study done in the case company. The study uses the Edge Strip Replacement machine (ESRM) and its spare parts process. The study identifies challenges like data and workflow inconsistencies, reliance on manual processes, and cross-departmental communication inefficiencies. The case study highlights the importance of collaboration in spare parts coping, emphasizing the need for accurate data. Activities such as criticality assessments, supplier management, data consolidation, and communication platforms are shown to streamline the spare part recommendation process. Integrating tools such as PDM and ERP systems has been identified as a perfect approach to manual error reduction, improving data quality, and enhancing throughput.

This thesis proposes a new framework to streamline spare parts scoping and recommendation processes, addressing different challenges through qualitative research and case study analysis. This framework highlights data management, collaborative practices, and technologies to advance efficiency, error reduction, and improved decision-making in spare parts management. This framework recommends data standardization as a cornerstone, ensuring PDM and ERP system performance. Implementing classification methods analyzed in the literature part of the thesis, the framework optimizes throughput times, spare part management, and downtime. The framework recommends collaboration across departments, highlighting the need to align stakeholder needs, improve communication, and achieve a holistic approach to spare parts scoping.

This thesis concluded that efficient spare parts scoping and recommendation processes rely on data accuracy,automation, and collaboration. Manual workflows, data inconsistencies, and communication gaps must be addressed to streamline the process. Implementing the recommended framework and its steps can significantly reduce throughput times.

Opinnäytetyö pyrki löytämään ratkaisun varaosien määrittely- ja suositusprosessien tehostamiseen rikastus, vedenpoisto ja hydrometallurgian alueella, keskittyen hydrometallurgian laitepiiriin. Prosessin tehostamiseen on olemassa useita tapoja. Painopisteenä opinnäytetyössäni oli osastojen välinen kommunikaatio, varaosien määrittelyn standardointi ja tuotetiedon hallinta. Menetelmän löytämiseksi kirjallisuutta, tapaustutkimusta ja haastatteluja käytettiin vahvasti tukena. Näitä vertaamalla päästiin ymmärrykseen pullonkauloista ja kuinka prosesseja voitaisiin parantaa. Määrittelyprosessissa luokitellaan tietyn laitteen tai projektin varaosat kriittisyyden pohjalta. Esimerkiksi reaktorin sekoittaja tarvitsee lapasetin kulumisen takia joka toinen vuosi. Määrittelyssä täytyy olla tarkkana, esimerkkiin viitaten: mikä pinnoite lavoissa on, kuinka paksu se on ja millä materiaalilla lapa valmistetaan. Suositus tehdään määrityksen pohjalta helposti luettavaan muotoon, jossa käy ilmi yrityksen määrittämät tarpeet asiakkaalle. Kirjallisuutta tutkimalla korostus luokittelun, ennustamisen, datan tarkkuuden ja innovatiivisten teknologioiden tarve nousi esiin. Erilaiset havainnot korostivat tuotetiedon hallinnan ja toiminnanohjausjärjestelmien roolia datan standardoinnissa. Kehykset, kuten ABC-analyysi ja DMAICmenetelmät parantavat varaosien hallintaa mukauttamalla sitä erilaisiin tarpeisiin. Kriittisyyden analysoinnin työkalut, kuten FMEA parantavat strategioiden mukautumista ja varaosien hallintaa, priorisoiden komponentteja, jotka minimoivat laitteiden pysähdysaikaa. Yritykseen tehty tapaustutkimus tarkasteli reunanauhan vaihtokoneen (ESRM) määrittely- ja suositusprosessia. Tutkimuksessa tunnistettiin haasteita, kuten datan ja työnkulun epäjohdonmukaisuus, manuaaliset prosessit ja kommunikaation puute. Tapaustutkimus korosti yhteistyön merkitystä määrittelyssä ja painoitti tarkan datan arvoa. Kriittisyysanalyysit, toimittajahallinta, tiedon yhdistäminen ja erilaiset viestintäalustat osoittautuivat tehokkaiksi keinoiksi tehostaa prosesseja. PDM- ja ERPjärjestelmien integrointi tunnistettiin erinomaiseksi tavaksi vähentää manuaalista työtä ja parantaa tiedon laatua. Opinnäytetyössä esitettiin uusi innovatiivinen viitekehys, jossa varaosien määrittely- ja suositusprosessi tehostuu. Käsitellen haasteita laadullisen tutkimuksen ja tapaustutkimuksen analyysin pohjalta, viitekehys korosti tiedonhallintaa, yhteistyötä ja teknologioita tehokkuuden lisäämiseksi, sekä virheiden vähentämiseksi. Viitekehyksessä suositeltiin tiedon standardointia keskeisenä kohtana, mikä takaa eri järjestelmien datan laadun ja vähentää manuaalista työtä. Tehokkaat määrittely- ja suositusprosessit perustuivat datan tarkkuuteen, automaatioon ja yhteistyöhön. Manuaalinen työ, tiedon epätarkkuus ja kommunikaation puute oli ratkaistava prosessien tehostamiseksi. Suositellun viitekehyksen ja sen vaiheiden implementointi vähentää merkittävästi prosessien läpimenoaikaa ja nostaa asiakastyytyväisyyttä. Jos viitekehys saadaan implementoitua oikein, sen voi myös jalkauttaa seuraaville alueille Metson sisällä.