Vaatimusmäärittely sähköiselle rekrytointijärjestelmälle : rekrytointiprosessin kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda vaatimusmäärittely sähköiselle rekrytointijärjestelmälle teknistä suunnittelua ja -toteutusta lukuun ottamatta. Lisäksi tavoitteena oli kartoittaa kohdeorganisaation rekrytointiprosessia kehittämisnäkökulmasta.

Tässä tutkimuksessa vaatimusmäärittelyllä tarkoitettiin ominaisuuksia ja toimintoja, joita järjestelmässä tulee olla, jotta se parhaiten tukee, parantaa ja tehostaa kohdeorganisaation rekrytointiprosessia.

Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena ja tutkimusote oli kvalitatiivinen. Tutkimusmenetelminä hyödynnettiin nykytila-analyysiä, tutkijan omaa havainnointia, työpajatyöskentelyä, rekrytoiville esihenkilöille kohdennettua puolistrukturoitua haastattelua ja vertailuanalyysiä.

Tutkimuksen viitekehyksessä tarkasteltiin rekrytointiprosessia, sähköisiä rekrytointijärjestelmiä, hakijaviestintää, työnantajamielikuvaa sekä rekrytoinnin tietosuojaa hakijatietojen keräämisen näkökulmasta. Oletusarvona sähköinen rekrytointijärjestelmä helpottanee hakemusten käsittelyä ja tietojen raportointia. Järjestelmän automaation avulla saataneen parannettua hakijaviestintää, millä on välillinen vaikutus työnantajamielikuvaan. Sähköisen rekrytointijärjestelmän avulla saadaan vaivattomammin täytettyä tietosuoja-asetuksen velvoitteet hakijan suostumuksesta henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi kerättyjen henkilötietojen poistaminen organisaation rekisteristä tapahtuu automaattisesti ja ajastetusti järjestelmän tuottamana.

Tutkimuksen avulla saatiin nostettua esille hyödyt, joita sähköinen rekrytointijärjestelmä rekrytointiprosessin tukena kohdeorganisaatiolle tuottaisi. Tutkimuksen tuloksena syntyi vaatimusmäärittely sähköiselle rekrytointijärjestelmälle ja kehittämisehdotuksia kohdeorganisaation rekrytointiprosessiin ja rekrytoinnin käytäntöihin.

The aim of this thesis was to create a requirement specification for an e-recruitment system, excluding technical design and implementation, and to map the recruitment process of the target organization from a development perspective. In this study, requirement specification meant defining the features and functions that the system must have in order to best support, improve and enhance the recruitment process of the target organization.

The thesis was conducted using action research methodology and qualitative research methods such as observations, workshops, semi-structured interviews organized with recruiting superiors, and comparative analysis. The thesis started with the analysis of the current situation in the target organization. The theoretical framework included the topics of the recruitment process, e-recruitment systems, candidate communication, employer image, and data protection regarding recruitment, from the perspective of collecting candidate data.

The outcome of the thesis was the requirement specification for an e-recruitment system. By default, an e-recruitment system should facilitate the processing of applications and the reporting of data. The automation of the system should improve candidate communication and thus have an indirect impact on the employer image. An e-recruitment system also makes it easier to fulfill the obligations of the General Data Protection Regulation regarding the candidate’s consent to process their personal data. In addition, the deletion of collected personal data from the organization's register is automatic and scheduled, as generated by the system. All these features and functions were included as parts of the specifications since the system must have them in order to best support, improve and enhance the recruitment process of the target organization.

In addition to the requirement specification for an e-recruitment system, the thesis included the development proposals for the target organization's recruitment process and recruitment practices. The research also highlighted the benefits that an e-recruitment system would bring to the target organization in support of the process.