HR- ja palkkajärjestelmän palvelutarpeen kartoittaminen kunnassa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on laatia ominaisuuskartta uuden palkka- ja HR-järjestelmän hankinnan tueksi. Tällä hetkellä kunnan HR- ja palkkapalvelu on ulkoistettu isolle toimijalle. Tarkoitus on, että ulkoistaminen nykyiselle isolle palvelutuottajalle päättyy vuoden 2025 lopussa, ja sen jälkeen kunnan palkanlaskenta ja kirjanpito siirtyy uuden, pienemmän in house-yhtiön tuottamaksi palveluksi. Uusi HR- ja palkkajärjestelmä tullaan kilpailuttamaan yhtiön toimesta ja valittua järjestelmää tullaan kehittämään sopivammaksi omistajakuntien työntekijöiden käyttöön. Tätä varten oli tarpeen kerätä käyttökokemuksia henkilöstöltä.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa nykyisen HR- ja palkkajärjestelmän käyttökokemuksia sekä selvittää, mitä uudelta HR- ja palkkajärjestelmältä halutaan. Opinnäytetyön tuotos on tarvekartoitus, jota voidaan hyödyntää uuden järjestelmän hankinnassa.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena. Tapaustutkimus soveltuu hyvin lähestymistavaksi, koska tutkijan tehtävä on tuottaa kehittämisehdotuksia- ja ideoita todellisessa toimintaympäristössä. Tapaustutkimuksen tarkoituksena on tuottaa syvällistä ja yksityiskohtaista tietoa tutkittavasta asiasta eli käyttökokemuksista nykyisestä järjestelmästä sekä saadaan hyvin kattavasti tietoa kehitettävästä kohteesta organisaatiossa eli uuden HR- ja palkkajärjestelmän odotuksista ja kehittämistoiveista. Tutkimus tehtiin kvalitatiivisesti. Kvalitatiivinen lähestymistapa antaa tässä tutkimuksessa enemmän, koska jokaisella tutkittavalla on erilaisia näkemyksiä. Tutkimusmenetelmänä on yksilöteemahaastattelut, jotka suoritettiin haastatteluina niille esihenkilöille ja sihteereille, jotka käyttävät päivittäin HR- ja palkkajärjestelmää. Teemahaastattelut sopivat hyvin tapaustutkimuksen tutkimusmenetelmäksi, koska haastattelu on vuorovaikutteista ja se antaa haastateltavan itse kertoa omin sanoin tutkittavasta asiasta. Haastattelujen jälkeen laadittiin Webropol-kysely, jonka pohjalta tehtiin tarvekartoitus.

Tutkimuksen perusteella havaitaan, että tarvekartoitus oli tarpeellinen. Tarvekartoituksen mukaan järjestelmän käyttöönotossa on tärkeää keskittyä sen toimivuuteen, käyttäjäystävällisyyteen sekä tehokkaaseen käyttäjätukeen ja koulutukseen, jotta käyttäjät voivat omaksua järjestelmän nopeasti ja tehokkaasti. Joustavuus ja visuaaliset raportointityökalut voivat lisätä järjestelmän arvoa, mutta niitä ei tarvitse kiirehtiä käyttöönoton alkuvaiheessa. Monimutkaisempia ja spesifimpiä ominaisuuksia voidaan kehittää myöhemmin, kun perustoiminnot ja -kokemukset ovat kunnossa.