Laskutusprosessin kehittäminen rakennusalan yrityksessä

Abstract

Tämän insinöörityön tavoitteena on luoda toimeksiantoyritykselle uusi laskutuksen Excel-liite, mikä vähentäisi laskutuksen manuaalista työtä ja suoraviivaistaisi itse laskutusprosessia. Edellä mainitun lisäksi tavoitteena on esittää yritykselle kehitysehdotuksia nykyisen laskutusprosessin optimoimiseksi.

Insinöörityön ratkaisuehdotus kehittyi neljässä vaiheessa. Nykytila-analyysi toteutettiin haastattelemalla asianomaisia ja analysoimalla haastattelujen tuloksia. Näiden analyysien perusteella identifioitiin nykyisen laskutusprosessin heikkoudet ja luotiin prosessikaavio. Identifioitujen heikkouksien avulla määritettiin aiheet, joita tutkittaisiin kirjallisuustutkimuksessa. Lisäksi nykytila-analyysin tulosten pohjalta määritettiin insinöörityön lopputuotokset. Lopputuotoksiksi määräytyi uusi Excel-pohja ja sähköisen mittapöytäkirjan prototyyppisovellus. Kirjallisuustutkimuksessa tutkittiin Excel-ohjelmaa ja sen funktioita, Visual Basic for Applications -makroja, prototypointia, Figma-järjestelmää ja Lean-ajatusta. Tutkitun teorian pohjalta koottiin teoreettinen viitekehys, mikä vahvistaisi insinöörityön uskottavuutta, ja varmisti, että tuotokset perustuisivat tieteelliseen tietoon.

Alustavien tuotoksien luominen aloitettiin analysoimalla käytössä olevaa Excel-pohjaa ja paperista mittapöytäkirjaa. Analyysin ja asianomaisten kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta määritettiin vaatimukset näille tuotoksille. Tuotoksien validointi toteutettiin järjestämällä validaatiotapaamiset asianomaisten kanssa. Uuden Excel-pohjan validaatiota haluttiin syventää järjestämällä kahden viikon mittainen pilottijakso, jolloin pohja oli laskuttajan jokapäiväisessä käytössä. Validaation avulla varmistuttiin, että tuotokset ovat vaatimusten mukaiset ja relevantteja toimeksiantoyritykselle.

Insinöörityön tuotokset tarjoavat yritykselle ratkaisuehdotuksen aiemmin identifioituihin heikkouksiin. Uusi Excel-pohja tarjoaa lineaarisemman laskutusprosessin, mikä vähentää manuaalisen työn määrää, mikä vastaavasti vähentää ihmisvirheiden mahdollisuutta. Sähköinen mittapöytäkirja standardoi mittapöytäkirjan täyttämisen ja tarjoaa jatkokehittämisen mahdollisuuksia, kuten laskutusliitteiden automaattisen luomisen.

The objective of this thesis was to create a new Excel attachment for the commissioning company in order to reduce the manual effort required for invoicing and streamline the invoicing process. Additionally, the thesis aimed to propose development suggestions for optimizing the company's current invoicing process.

The solution proposed in the thesis was developed in four phases. A current-state analysis was conducted by interviewing relevant stakeholders and analyzing the results of the interviews. Based on this analysis, the weaknesses of the existing invoicing process were identified, and a process description was created. These identified weaknesses defined the topics for further investigation in the literature review. Furthermore, the results of the current-state analysis were used to determine the final outputs of the thesis, which consisted of a new Excel template and a prototype application for a digital measurement log. The literature review examined the Excel program and its functions, Visual Basic for Applications macros, prototyping, the Figma system, and Lean principles. Based on the reviewed literature, a theoretical framework was constructed to enhance the credibility of the thesis and ensure that the outputs were based on scientific knowledge.

The creation of the preliminary outputs started by analyzing the existing Excel template and the paper-based measurement log. Based on this analysis and the discussions with stakeholders, the requirements for the outputs were defined. The outputs were validated by organizing validation meetings with the stakeholders. The validation of the new Excel template was further refined by conducting a two-week pilot period, during which the template was in daily use of the invoicing personnel. This validation ensured that the outputs met the defined requirements and were relevant to the company.

The outputs of this thesis provided the company with solutions to the previously identified weaknesses. The new Excel template offered a more linear invoicing process, reducing the amount of manual work and, consequently, minimizing the likelihood of human errors. The digital measurement log standardized the filling of measurement logs and offered opportunities for further development, such as the automatic generation of invoicing attachments.