Toiminnanohjausjärjestelmäpäivityksen vaikutus Evac Oy:n osto- ja tilausprosessiin

Abstract

Insinöörityön tavoitteena oli laatia arvio toiminnanohjausjärjestelmän versiopäivityksen vaikutuksista Evac Oy:n keskeisen MDC-tilaus- ja toimitusprosessin läpivientiin. Löydettyjen tulosten perusteella tarkoituksena oli antaa toimenpide-ehdotus yrityksen johdolle toiminnanohjausjärjestelmän päivitystä koskevaa päätöksentekoa varten. Arviointikriteereinä käytettiin järjestelmäpäivityksen käytäntöjä sekä yrityksen sisäisten haastatteluiden avulla löydettyjä tarpeita.

Selvityksen aineistoa kerättiin haastatteluista, yrityksen sisäisistä dokumenteista sekä alan parhaista käytännöistä. Haastattelut käytiin pääasiassa yrityksen sisällä lukuun ottamatta kolmannen osapuolen ERP-konsultin kanssa tehtyä selvitystä uuden version toiminnallisuuksista. Sisäiset dokumentit auttoivat prosessin nykytilan arvioimisessa, ja parhaista käytännöistä haettiin suuntaa järjestelmäpäivityksen suorittamiseen.

Tehdyn selvityksen perusteella todettiin, että uusi järjestelmäversio toisi paljon hyödyllisiä ominaisuuksia yrityksen tilaus- ja toimitusprosessin läpivientiin. Nykyisen version päivittämisen uuteen nähtiin lisäävän prosessiin automaatiota monilta osin. Tärkeimpinä uuden version myötä kehittyvinä kohteina nähtiin osatoimittamisen aikaisempaa helpompi toteutus sekä laskujen automaattinen kohdennus. Toiminnanohjausjärjestelmän käytettävyyden sekä läpinäkyvyyden todettiin myös paranevan versiomuutoksen myötä. Uusien toiminnallisuuksien ja prosessimuutosten kautta säästetyn ajan määrä arvioitiin yhdessä prosessinomistajien kanssa, jotta tulevaisuudessa lisäselvityksiä hankkeen kannattavuudesta olisi helpompi tehdä.

Insinöörityössä tarkasteltiin versiomuutosta vain tilaus- ja toimitusprosessin näkökulmasta, joten lisäselvitysten tekemistä muiden prosessien osalta ehdotettiin. Lisäselvitysten valmistuttua järjestelmähankkeen kannattavuutta ja toiminnallisuutta ehdotettiin vertailtavan myös täysin uuden ERP-järjestelmän kanssa, jolloin Evac Oy voi varmistua parhaan mahdollisen vaihtoehdon valitsemisesta.

The purpose of this study was to produce a evaluation for Evac Oy regarding an ERP-upgrade and it’s effects on one of the company’s important supply chain process. The main objective was to give an action proposal to company’s management about the upgrade to aid in the decision making process in the future. Analysis of the system was based on criteria found from the best practices of ERP-upgrades and from the interviews held within the company.

The material for this study was gathered from intervies, company’s internal documentation and from the best practices of ERP-upgrades. The interviews were held within Evac Oy except one with the consultant from the ERP-providing company. The company’s docu-ments and interviews helped to analyse the current state of the process and the best prac-tices gave insights on what to consider when performing an ERP-upgrade.

The results of this study showed that a new version of the ERP would bring many useful features to help with the supply chain process in hand. Upgrading to a newer version in-creased the amount of automatisation in the process. The most important new features were better handling of partial deliveries and automatic matching of the processes invoices. The ERP-upgrade was seen to improve system usability and to create more transparency to the process. The saved time from new functions was estimated with the process owners in order to further examine the profitability of the project.

This study examined the effects of an ERP-upgrade only in one supply chain process, so furher investigation regarding to other processes is needed. Company should repeat this study on a completely new system in order to make accurate and well-informed decision on choosing the right system for Evac Oy.