Purchasing Lead Time Reduction : Case: ABB Oy, Drives

Abstract

The main goal of this thesis was to create a guideline for the buyers of ABB Oy, Drives on facts why the purchasing lead time should be reduced. The study identified the advantages of purchasing lead time reduction for the supplier and the customer. The second goal was to identify the potential suppliers for purchasing lead time reduction and the actions to achieve the desired reductions. The third goal was consider the vendor managed inventory model as a solution to purchasing lead time reduction. A process proposal of vendor managed inventory in the case company’s environment was created as well as a template of the agreement elements of vendor managed inventory.

The main research method of this thesis was the case study research. The first goal of this thesis was achieved by conducting a comprehensive literature review on the subject. The second goal was reached by arranging a workshop with the buyers. The selected suppliers and actions of each category team were listed in an action plan. The action plan concluded also the target times and the resources needed to achieve the actions. The third goal was achieved by conducting a literature review on the vendor managed inventory and also by utilizing the vendor managed inventory processes currently in use in the case company.

The execution of the purchasing lead time reduction workshop gave useful results. Suppliers that would give the biggest pay-off with minimum effort were identified by using the key performance indicator and the specific knowledge of the buyers. The most common actions that were identified in the workshop were related mainly to the finished goods buffer stocks and their location. The optimization of the order quantities were also identified as one common action to reduce the purchasing lead time. Mutual actions that would give benefits with all of the suppliers were also identified. The most important mutual action identified was to have the managers write an official letter to the suppliers where the managers would emphasize the importance of the purchasing lead time reduction. It was also identified that a great amount of help and mutual understanding from the sourcing department is needed to accomplish the actions. A process proposal of vendor managed inventory for the case company’s environment was created by describing the main operational processes. The process proposal was created in a way which would serve the case company’s production in the most efficient way. The vendor managed inventory agreement elements were listed in a template that could be used as a guideline or a check list when taking the model into use.

Insinöörityön tarkoituksena oli tutkia, miksi toimittajien toimitusaikoja tulisi lyhentää ja mitä hyötyä lyhentämisestä saadaan. Mahdollisia hyötyjä tarkasteltiin toimittajan ja asiakkaan näkökulmasta. Työn toisena tavoitteena oli tunnistaa potentiaaliset toimittajat, joiden kanssa voitaisiin lyhentää toimitusaikoja sekä tunnistaa tarvittavat toimenpiteet, joilla toimitusaikoja voidaan lyhentää. Kolmantena tavoitteena oli perehtyä varastointimalliin, jolla toimittajien toimitusaikaa voidaan lyhentää. Työssä tehtiin prosessiehdotus toimittajan hallinnoimasta varastomallista sekä luotiin mallipohja varastointimallin sopimuksen osioista.

Insinöörityössä käytettiin tutkimusmenetelmänä tapaustutkimusta. Työn ensimmäinen tavoite saavutettiin tekemällä kattava katsaus aiheen lähdekirjallisuuteen. Työn toinen tavoite suoritettiin järjestämällä kohdeyrityksen ostajille työpaja. Työpajan tärkeimmät tavoitteet olivat toimittajien valinta ja toimenpiteiden kehittäminen. Työpajan tuloksena saatiin toimintalista, johon oli määritelty toimittajien ja toimenpiteiden lisäksi tavoiteaikataulu sekä tarvittavat resurssit toimenpiteiden suorittamiseksi. Työn kolmas tavoite saavutettiin tekemällä katsaus aiheen lähdekirjallisuuteen ja hyödyntämällä kohdeyrityksessä käytössä olevia prosesseja ja tietoja.

Työpajan järjestäminen ostajille toi kohdeyritykselle hyödyllisiä tuloksia. Työpajassa valittiin ensin ne toimittajat, jotka toisivat suurimman hyödyn mahdollisimman pienellä panoksella. Toimittajien valinnassa käytettiin apuna toimittajien toimitusaikojen suorituskyvyn mittaria sekä ostajien syvällisempää tietämystä toimittajista. Yleisimmät valitut toimenpiteet liittyivät puskurivarastoihin ja niiden sijaintiin. Tilausmäärien optimointi havaittiin myös yhdeksi keinoksi lyhentää toimitusaikoja. Kaikista tärkein tunnistettu keino lyhentää toimitusaikoja oli lähettää kaikille kohdeyrityksen toimittajille virallinen kirje, jossa johtajat painottaisivat hankittavien materiaalien toimitusaikjen lyhentämisen tärkeyttä. Ostajat tunnistivat myös sen, että apua ja yhteisymmärrystä tarvitaan hankinnan puolelta, jotta tietyt toimenpiteet voitaisiin toteuttaa. Prosessiehdotus toimittajan hallinnoimasta varastosta tehtiin niin, että operatiiviset prosessit kuvattiin tavalla, joka olisi mahdollisimman tehokas kohdeyrityksen näkökulmasta. Toimittajan hallinnoiman varaston sopimuksen keskeisin sisältö listattiin taulukkoon, jota voidaan hyödyntää muistilistana tai yleisohjeena sopimuksen tekemisessä.