Evaluation of RFP responses – How to select the right solution
Sollo, Karoliina (2025)
Sollo, Karoliina
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202503023552
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202503023552
Tiivistelmä
The aim of research is to collect information that helps target organization in vendor selection while selecting a new claim management system. This research concentrates on analyzing the responses which vendors provide as part of the request for proposal (RFP) phase. Theoretical framework of this research leans on procurement process concentrating especially in IT procurements and RFP evaluation including the risks in IT procurement process. Research also touches on total cost of ownership and bounded rationality theories.
Research data has been gathered by interviewing key personnel from the target organization and vendor side presentative. Conducted interviews were thematic interviews and the transcribed data was analyzed with qualitative methods utilizing applied thematic analysis. As part of analysis the data was reviewed iteratively by searching for the main themes related to the research.
Based on analysis the data reveals the core themes for the target organization which should be concentrated when analyzing the RFP answers. The core themes from the analysis business needs and strategy, technological and non-functional requirements, risk management and regulation, vendor selection and the decision of buying or building the solution. High level scoring board was created based on the analysis. The final evaluation matrix could be built based on the high-level scoring board.
The results of the research cannot be generalized to other similar procurement processes or to other organizations. Results give a starting point for target organization in the creation of the final evaluation matrix. Research results define well the issues and topics which are most important for target organization while evaluating the RFP responses. Research is a starting point for the procurement process. Tutkielman tavoitteena on kerätä tietoa, joka auttaa kohdeorganisaatiota toimittajan valinnassa osana uuden korvausjärjestelmän hankintaprosessia. Tutkielmassa keskitytään nimenomaisesti toimittajien lähettämien tarjouspyyntöjen (RFP) arviointiin. Tutkielman teoreettinen viitekehys nojaa hankintaprosessiin ja erityisesti IT hankintoihin, ehdotuspyyntöihin ja näiden arvioimiseen sekä hankintaprosessin riskeihin. Lisäksi tutkielmassa avataan omistamisen kokonaiskustannuksia ja päätöksentekoprosessia rajoitetun rationaalisuuden kautta.
Tutkimusaineisto on kerätty haastattelemalla kohdeorganisaation avainhenkilöitä sekä toimittajapuolen edustajaa. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina ja litteroitu haastatteluaineisto analysoitiin kvalitatiivisin menetelmin hyödyntämällä soveltavaa temaattista analyysia. Analyysissa aineistoa on tarkasteltu iteratiivisesti ja etsitty tutkielman kannalta keskeisiä teemoja aineistosta.
Analyysin perusteella löydetyt teemat avaavat kohdeorganisaation kannalta keskeisempiä asioista, joita tulisi huomioida ehdotuspyyntöjen arvioinnissa. Keskeisimpiä asioina analyysissa nousivat esille liiketoiminnan tarpeet kytkettynä yhtiön strategiaan, teknologiset ja ei-toiminnalliset vaatimukset, riskienhallinnan sekä regulaation mukanaan tuomat vaatimukset, toimittajan valinta ja ratkaisun hankintatapa. Analyysin perusteella on muodostettu kehys, jonka ympärille voidaan rakentaa lopullinen arviointimatriisi.
Tutkielman tulokset eivät ole sellaisinaan yleistettävissä vastaaviin hankintaprosesseihin tai muihin organisaatioihin. Tulokset tarjoavat lähtökohdan, jonka perusteella kohdeorganisaatiossa voidaan tehdä lopullinen arviointikriteeristö. Tutkielman tulokset kuvaavat hyvin sitä, mitkä seikat ovat kohdeorganisaation näkökulmasta erityisen tärkeitä asioita toimittajien ehdotuspyyntöjen arvioinnissa. Tutkielma on avaus kohdeorganisaation kilpailutusprosessiin.
Research data has been gathered by interviewing key personnel from the target organization and vendor side presentative. Conducted interviews were thematic interviews and the transcribed data was analyzed with qualitative methods utilizing applied thematic analysis. As part of analysis the data was reviewed iteratively by searching for the main themes related to the research.
Based on analysis the data reveals the core themes for the target organization which should be concentrated when analyzing the RFP answers. The core themes from the analysis business needs and strategy, technological and non-functional requirements, risk management and regulation, vendor selection and the decision of buying or building the solution. High level scoring board was created based on the analysis. The final evaluation matrix could be built based on the high-level scoring board.
The results of the research cannot be generalized to other similar procurement processes or to other organizations. Results give a starting point for target organization in the creation of the final evaluation matrix. Research results define well the issues and topics which are most important for target organization while evaluating the RFP responses. Research is a starting point for the procurement process.
Tutkimusaineisto on kerätty haastattelemalla kohdeorganisaation avainhenkilöitä sekä toimittajapuolen edustajaa. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina ja litteroitu haastatteluaineisto analysoitiin kvalitatiivisin menetelmin hyödyntämällä soveltavaa temaattista analyysia. Analyysissa aineistoa on tarkasteltu iteratiivisesti ja etsitty tutkielman kannalta keskeisiä teemoja aineistosta.
Analyysin perusteella löydetyt teemat avaavat kohdeorganisaation kannalta keskeisempiä asioista, joita tulisi huomioida ehdotuspyyntöjen arvioinnissa. Keskeisimpiä asioina analyysissa nousivat esille liiketoiminnan tarpeet kytkettynä yhtiön strategiaan, teknologiset ja ei-toiminnalliset vaatimukset, riskienhallinnan sekä regulaation mukanaan tuomat vaatimukset, toimittajan valinta ja ratkaisun hankintatapa. Analyysin perusteella on muodostettu kehys, jonka ympärille voidaan rakentaa lopullinen arviointimatriisi.
Tutkielman tulokset eivät ole sellaisinaan yleistettävissä vastaaviin hankintaprosesseihin tai muihin organisaatioihin. Tulokset tarjoavat lähtökohdan, jonka perusteella kohdeorganisaatiossa voidaan tehdä lopullinen arviointikriteeristö. Tutkielman tulokset kuvaavat hyvin sitä, mitkä seikat ovat kohdeorganisaation näkökulmasta erityisen tärkeitä asioita toimittajien ehdotuspyyntöjen arvioinnissa. Tutkielma on avaus kohdeorganisaation kilpailutusprosessiin.