Tietojärjestelmän tuki- ja käyttöönottokäytäntöjen parantaminen perhekeskuspalveluissa

Abstract

Digitalisaatio on muuttanut sosiaalityön perinteisiä toimintatapoja ja tuonut mukanaan uusia mahdollisuuksia. Sähköisten palveluiden käyttö on lisääntynyt, ja digitaitojen hallitseminen on tullut entistä tärkeämmäksi uusien järjestelmien myötä. Tämä kehitys vaatii organisaatioilta ja työntekijöiltä toimintatapojen uudistamista sekä uusien työkalujen käyttöönottamista. Muutosten onnistuminen edellyttää johdon ja esihenkilöiden tukea, positiivista asennetta sekä riittävää motivaatiota. Erityisen tärkeä vaihe muutoksen hallinnassa on ensimmäinen kuukausi järjestelmien käyttöönoton jälkeen. Tällöin henkilöstölle tulee tarjota kattavaa koulutusta ja jatkuvaa tukea, jotta uudet toimintamallit saadaan vakiinnutettua osaksi arkea. Hyvin suunniteltu ja toteutettu koulutus sekä tuki auttavat henkilöstöä sopeutumaan muutoksiin, mikä lisää projektin pitkän aikavälin onnistumisen mahdollisuuksia.

Tässä kehittämistyössä tarkoituksena oli selvittää sekä haetun tutkitun tiedon että perhekeskuspalveluiden työntekijöille suunnatun tutkimuksen perusteella, millaista tukea he tarvitsevat Sagan käyttöönottoprojektin jälkeen. Tavoitteena on kehittää hyviä käytänteitä, jotka tukisivat työntekijöitä varsinaisen käyttöönottoprojektin jälkeen. Työssä kartoitettiin perhekeskuspalveluiden asiakastietojärjestelmän käyttäjien näkemyksiä ja toiveita siitä, millaista tukea he tarvitsevat ja miten se tulisi järjestää. Tavoitteena oli kehittää toimintamalleja, jotka helpottavat uusien käytäntöjen omaksumista projektin päättymisen jälkeen. Tutkimuskysymykset, joihin kehittämistyössä haettiin vastauksia, olivat kokevatko järjestelmän käyttäjät ennen käyttöönottoa annetun koulutuksen yksistään riittäväksi? Millaista tukea tai kertauskoulutusta järjestelmän käyttäjät kokevat tarvitsevansa käyttöönoton jälkeen? Millaiset ovat järjestelmän käyttäjien tietotekniset taidot?

Opinnäytetyö tehtiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Tutkimusosuus toteutettiin sähköisenä kyselynä järjestelmän käyttäjille, ja tulokset analysoitiin Webropol-työkalun avulla. Suunnitteluvaiheessa hyödynnettiin järjestelmän vastuukäyttäjien ja pääkäyttäjien asiantuntemusta. Kehittämisosiossa tehtiin tietopaketti, johon koottiin keskeiset asiat teoriatiedon, aiempien tutkimusten ja hankkeiden sekä tämän kehittämistyön tutkimuksen ja asiakastietojärjestelmän vastuu- ja pääkäyttäjien kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta.

Opinnäytetyön tutkimustulosten avulla pystyttiin osoittamaan kehittämisalueet, joihin jatkossa teknologian käyttöönotoissa tulee erityisesti panostaa. Opinnäytetyön tulosten mukaan käyttöönoton tehostamiseksi tarvitaan kehitystoimenpiteitä koulutusten toteuttamiseen. Ne tulisi toteuttaa kunkin palvelutehtävän prosessin mukaisesti, koulutusta tulisi lisätä sekä järjestelmän ja laitteiden toimivuus pitäisi testata ennalta.

Projektin eri vaiheissa tarvittavat resurssit ovat tärkeää huomioida jo käyttöönottoprojektin suunnittelussa. Käyttöönoton jälkeen käyttäjille tulisi mahdollistaa riittävä aika uuden tietojärjestelmän oppimiseen, esimerkiksi mukauttamalla työaikajärjestelyjä. Käyttäjäkoulutuksiin toivottiin kohdennetumpaa koulutusta ja sitä, että teknisesti eri tasoiset työntekijät otettaisiin koulutuksissa huomioon.