Taloushallinnon prosessien muutokset järjestelmäpäivityksen myötä yritys X : digitalisaation ja automaation hyödyt

Abstract

Yritysten taloushallinto hoidetaan tietojärjestelmässä, jossa tehdään yrityksen kirjanpidon toimet. Kirjanpito koostuu eri prosesseista, jotka kootaan yhteen pääkirjanpitoon. Pääprosesseja ovat ostoreskontra, jossa käsitellään ostolaskut, myyntireskontra, jossa käsitellään asiakaslaskutus ja kassanhallinta, jossa käsitellään maksuliikenne. Hyvän tietojärjestelmän käyttö on sujuvaa, eri osioiden hallinnointi on käyttäjäystävällistä ja järjestelmä vastaa yrityksen tarpeisiin. Järjestelmän päivittäminen tai vaihtaminen on ajankohtaista, jos järjestelmä ei toimi halutulla tavalla tai se on vanhanaikainen. Taloushallinnon digitalisaatio mahdollistaa tiedon siirtymisen järjestelmästä toiseen rajapintojen kautta, järjestelmien erilaiset automaatiot helpottavat toistuvia prosesseja.

Tässä opinnäytetyössä selvitettiin toimeksiantajayritykselle, mitä parannuksia taloushallinnon prosesseihin saadaan, jos yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä päivitetään uudempaan versioon. Tavoitteena oli tunnistaa yrityksen taloushallinnon pääprosessien ongelmakohdat ja selvittää ongelmakohtiin uuden järjestelmäversion tuomat mahdollisuudet. Tarkoituksena oli kuvata yrityksen taloushallinnon nykyhetken pääprosessit ja laatia uudet prosessikuvaukset, joissa on otettu huomioon uuden järjestelmäversion digitaaliset ratkaisut.

Opinnäytetyön toimeksiantajayritys on konsernin emo, jossa hoidetaan konsernin viiden yrityksen taloushallinto. Taloushallinto hoidetaan toiminnanohjausjärjestelmässä, jossa on myös talouspuolen osio. Yrityksellä on käytössä melko vanha toiminnanohjausjärjestelmän versio, joka ei enää vastaa taloushallinnon tarpeisiin hoitaa taloushallinto nykyaikaisesti ja digitaalisin ratkaisuin. Pääpaino selvityksessä kohdistuu pääkirjanpitoon, osto- ja myyntireskontraan sekä kassanhallintaan. Tarkoituksena on kuvata, mihin taloushallinnon eri prosessien osiin saadaan käyttöön nykyaikaisia ratkaisuja.

Opinnäytetyön tietoperusta koostuu taloushallinnosta, sähköisestä ja digitaalisesta taloushallinnosta ja prosessin kehittämisestä taloushallinnossa sekä taloushallinnon ohjelmistosta. Lähestymistapana käytettiin tapaustutkimusta. Tiedonkeruumenetelminä olivat havainnointi, haastattelut sekä dokumenttianalyysi.

Tutkimuksen lopputuloksena saatiin tunnistettua ongelmakohtia ja löydettiin niihin ratkaisuja. Prosessikaaviot muodostettiin nykytilanteesta sekä tilanteesta uuden ohjelmaversion myötä. Kaavioissa on kuvattu, mitä digitaalisia ratkaisuja prosesseihin saataisiin käyttöön. Yritys sai tietoa taloushallinnon uudistusmahdollisuuksista. Yritys voi käyttää tietoa tukena tehdessään päätöstä ohjelmiston version päivittämisestä.