Product master data management in a convenience store chain : developing automation for product creation process

Abstract

The accuracy of master data is critical for businesses, as incorrect data can disrupt key business processes such as sales and invoicing. The importance of error-free product data became particularly evident in the target company following an ERP system migration. In the new, cloud-based system, which relies more on standard configurations, errors in product data caused more issues than in the heavily customised legacy system. Additionally, correcting these errors proved to be more labour-intensive, highlighting the need to ensure data accuracy. This prompted the research on how to automate the product creation process to minimise human errors and streamline the various stages of product setup.

Action research was chosen as the research method, as users are actively involved in the re-search and the researcher is also an active participant. A working group was established, consisting of members from various departments. The group collaborated with both supplier representatives and the ERP system provider. The work began in spring 2024 by mapping the existing product management process, from assortment decisions to product creation in the ERP system. The initial assessment was conducted for a single supplier.

During the study, detailed product data analysis was conducted through interviews and work-shops. The research identified potential data sources for product information and explored how data could be transferred between systems. Additionally, the existing capabilities of the ERP system for product setup automation were assessed, along with necessary system customisations to enable automation.

As a result, a new process was developed, allowing direct integration of product data from the supplier's system into the ERP system. This ensures that product data remains identical to that in the supplier’s system, reducing errors in other processes. The development of the new process will continue based on post-implementation experiences and may be expanded to include other suppliers in the future.

Avaintietojen oikeellisuus on kriittistä yrityksille, ja virheelliset tiedot saattavat estää kriittisiä liiketoiminnan prosesseja kuten myyntiä ja laskutusta. Tuotetiedon merkitys korostui kohdeyrityksessä ERP-järjestelmän vaihdon jälkeen – uudessa, enemmän standardiominaisuuksia käyttävässä pilvipohjaisessa järjestelmässä virheet tuotetiedoissa aiheuttivat enemmän ongelmia kuin vanhassa, vahvasti kustomoidussa järjestelmässä. Virheiden korjaaminen oli myös työläämpää kuin aiemmin, joten haluttiin selvittää miten tuotetiedoissa olevia virheitä olisi mahdollista vähentää. Tämän takia haluttiin selvittää, miten tuotteen perustamista voidaan automatisoida inhimillisten virheiden vähentämiseksi sekä prosessin nopeuttamiseksi ja helpottamiseksi.

Tutkimustapana oli toimintatutkimus, jossa käyttäjät ovat aktiivisesti mukana kehittämistyössä, samoin tutkija osallistuu aktiivisesti toimintaan. Tuotteen perustamisen automatisoinnin kehittämiseksi perustettiin työryhmä, joka koostui eri osastojen edustajista. Työryhmä teki yhteistyötä sekä tavarantoimittajan edustajien että järjestelmätoimittajan kanssa. Työ aloitettiin keväällä 2024 kartoittamalla nykyinen tuotehallinnan prosessi valikoimapäätöksestä lähtien tuotteen perustamiseen ERP-järjestelmään. Kartoitus tehtiin yhden tavarantoimittajan osalta.

Tutkimuksen aikana tuotetiedot käytiin läpi yksityiskohtaisesti haastattelujen ja työpajojen avulla. Tutkimuksessa selvitettiin mahdollisia lähteitä tarvittaville tuotetiedoille sekä miten tietoa olisi mahdollista siirtää järjestelmästä toiseen. Lisäksi selvitettiin mitä mahdollisuuksia ERP-järjestelmä tarjoaa tuoteperustannan automatisointiin ja mitä kustomointeja järjestelmään pitää tehdä automatisoinnin mahdollistamiseksi.

Tutkimuksen tuloksena kehitettiin uusi prosessi, jonka avulla tuotetiedot voidaan tuoda suoraan tavarantoimittajan järjestelmästä integraation avulla ERP-järjestelmään. Uuden prosessin myötä tuotetiedot ovat samat kuin tavarantoimittajan järjestelmässä, mikä vähentää virheitä muissa prosesseissa. Prosessin kehittäminen jatkuu käyttöönoton jälkeisten kokemusten pohjalta ja se voidaan myöhemmin ottaa käyttöön myös muiden tavarantoimittajien kanssa.