Istekki Oy: M365 uudet ominaisuudet - käyttöönottoprosessin kehittäminen

Abstract

Istekki Oy:n Microsoft 365 -palvelun uusien ominaisuuksien käyttöönotto vaatii merkittävää kehittämistä, sillä nykyiset käytännöt ovat asiakaskohtaisia ja hallitsemattomia. Tämä tekee ylläpidosta ja tuesta haastavaa, koska jokainen asiakas tarvitsee yksilöllistä huomiota ja ratkaisuja. Prosessin parantaminen on välttämätöntä, jotta voidaan varmistaa asianmukainen dokumentaatio, parantaa loppukäyttäjien tiedotusta ja vähentää palvelupisteen kuormitusta. Istekin sisäiset ohjeet ovat osittain riittämättömiä, ja Microsoftin tapa julkaista uusia ominaisuuksia lyhyellä varoitusajalla lisää haasteita entisestään. Muutoshallinta on keskeinen osa Istekin toimintaa, ja sen tavoitteena on varmistaa, että muutokset toteutetaan hallitusti ja että niiden vaikutukset ovat ennakoitavissa.

Kehittämistyössä hyödynnettiin ITIL4 periaatteita, ISO/IEC 20000-1-laatusertifiointia, ketterää kehitystä ja scrum-metodologiaa, jotka mahdollistivat nopeat muutokset ja jatkuvan parantamisen. Erityisesti keskityttiin uusien ominaisuuksien dokumentoinnin ja ohjeistuksen parantamiseen, mikä auttaisi sekä ylläpito- että tukitoimintoja. Yhtenäiset käyttöönottoprosessit parantavat asiakastyytyväisyyttä, vähentävät virheiden ja tukipyyntöjen määrää sekä nopeuttavat palveluiden käyttöönottoa. Käyttöönoton onnistumisen seuraamiseksi määritettiin mittarit, kuten palvelupyyntöjen tilastointi, loppukäyttäjäkokemuskyselyt ja työtehon mittaus. Uusista ominaisuuksista tiedotetaan asiakkaille tuoteomistajan, asiakaspäällikön tai ratkaisuarkkitehdin toimesta eri viestintäkanavien kautta. Prosessin kehittämistä jatketaan jatkuvasti tekemisen ohessa, ja ensimmäisen vaiheen askeleet on kuvattu yksityiskohtaisesti.