Rakennerahastohankkeiden maksatusprosessin kehittäminen Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksessa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli rakennerahastohankkeiden maksatusprosessin kehittäminen hakijaorganisaation näkökulmasta. Toimeksiantajana oli Pohjois-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen maksatus- ja tarkastusyksikkö. Kehittämistehtävän taustalla oli toimeksiantajan henkilöstöresurssien väheneminen maksatus- ja tarkastusyksikössä sekä sen myötä tarve nopeuttaa ja kehittää maksatusprosessia. Tehtyjen havaintojen mukaan osalla hakijaorganisaatioita oli selkeitä ongelmia kohdentaa kustannuksia oikein hankkeelle ja epäselvyyttä siitä, mitkä kustannukset ovat tukikelpoisia. Opinnäytetyön aihe rajattiin koskemaan henkilöstökustannuksia, niiden tukikelpoisuutta ja kohdistamista hankkeelle. Työn tavoitteena oli tuottaa toimeksiantajalle kehittämisehdotuksia sekä hakijoille ohjemateriaalia prosessin parantamiseksi.

Laadullinen toimintatutkimus toteutettiin maksatustarkastajille ja hakijaorganisaatioille tehtyjen kyselyjen avulla ja saatua aineistoa käytettiin pohjana kehittämistyössä. Opinnäytetyön teoriaosuus perustuu pääosin rakennerahastohankkeiden tukikelpoisuutta koskevaan lainsäädäntöön ja viranomaisten ohjeistukseen. Kustannusten kohdistamista käsitellään lähinnä yleisellä tasolla kustannuslaskennan kirjallisuuden pohjalta. Työn empiirisessä osassa esitetään kustannusten kohdistamisen perusperiaatteet käytännön esimerkkien avulla.

Kyselyiden vastauksista tuli selkeästi esille hakijoiden lisäohjeistuksen tarve. Tämän vuoksi kehittämistehtävän lopullisena tuotoksena laadittiin myös täyttöohjeet uusille henkilöstökustannusten ilmoituslomakkeille. Uusista liitelomakkeista saadaan jatkossa enemmän tietoa kustannusten kohdistamisperusteista. Lisäksi hakijoiden itse laatimien liitteiden ja lisäselvitysten tarve vähenee.

Tehdyn tutkimuksen avulla saatuja tietoja voidaan käyttää myös jatkossa pohjana kehittämistyössä ja koulutusmateriaalien laatimisessa. Maksatusprosessin kehittämistä kannattaa myös jatkossa tehdä yhteistyössä hakijaorganisaatioiden kanssa, jotta saadaan varmistettua oikeat kehittämiskohteet ja -ongelmat.

The aim of this Bachelor`s thesis was to develop the payment process of the structural funds projects. This was carried out from viewpoint of applicant organization. This study was commissioned by the payment and verification unit of Centre for Economic Development, Transport and the Environment for North Ostrobothnia. The background of this development task was the decline in the human resources in the commissioner`s payment and verification unit, and the consequent need to expedite and improve the payment process. According to the observations, some of the applicant organizations had obvious problems in allocating the costs correctly for the project, and there was also some confusion about which costs are eligible. The topic of this thesis was limited to personnel costs, their eligibility and the allocation for the project. The purpose was to give development proposals to the commissioner as well as to prepare instructional material to applicants to improve and expedite the process.

The study was conducted as a qualitative action research by using enquiries to payment controllers and applicant organizations. The obtained data was used as a basis in the development. The theoretical part is mainly based on the legislation about the structural funds projects` eligibility and the guidelines provided by the public authorities. Cost allocation was mainly treated on a general level based on cost accounting literature. The empirical part provides the basic principles of the cost allocation with some practical examples.

The enquiries showed clearly that the applicants need more guidance. Therefore, the final outcome of the development process was instructions on how to fill in the new report forms. In future forms will have more information about the principles of cost allocation. In addition, the need for the appendices and clarifications by the applicants will be reduced.

The present data can also be used in future as a basis for the development and preparation of training materials. It will be worth developing the payment process in collaboration with the applicant organizations in order to ensure that the proper development needs and problems are found.