Sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän hankinta : Suomen Tilaajavastuu Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli dokumentinhallintajärjestelmän onnistuneen hankinnan suunnittelu toimeksiantajayritykselle, Suomen Tilaajavastuu Oy:lle (myöhemmin STV). Työ toteutettiin, koska yritys oli suunnitellut sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän hankintaa, mutta toimeksiantajalla ei ollut aikaisempaa kokemusta sähköisestä dokumentinhallintajärjestelmästä. Työn tarkoitus oli selvittää, mitä eri vaiheita ja toimenpiteitä yrityksen on otettava huomioon dokumentinhallintajärjestelmän hankinnassa. Työn tavoitteena oli tutkia dokumentinhallintaa ja erityisesti sähköistä dokumentinhallintaa. Tämän lisäksi työn tavoitteena oli selvittää tietojärjestelmän hankintaprosessin tärkeimmät vaiheet ja saada hankitun tietojärjestelmän avulla yrityksen dokumenttienhallinta tehokkaammaksi.

Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena. Työn kaksiosaisessa teoriaosuudessa käsiteltiin sähköistä dokumentinhallintaa ja tietojärjestelmän hankintaprosessia. Tutkimuksessa selvitettiin haastattelujen avulla STV:n dokumentinhallinnan puutteet ja ongelmakohdat. Tämän lisäksi haastattelujen avulla selvitettiin henkilöstön toiveet ja vaatimukset hankittavalle tietojärjestelmälle.

Tietojärjestelmän hankintaprosessia tutkiva teoriaosuus yhdistettiin työn empiriaosuuteen, josta muodostui viisivaiheinen prosessisuunnitelma tietojärjestelmän hankintaan. Prosessisuunnitelma piti sisällään suunnittelun, vaatimusmäärittelyn, toimittajien kartoituksen, tarjousten vertailun ja toimittajan valinnan. Prosessisuunnitelmaa pyrittiin seuraamaan mahdollisimman tarkasti, jotta tietojärjestelmän hankinnasta tulisi onnistunut.

Opinnäytetyön tukena käytettiin aiheeseen liittyvää lähdeaineistoa ja STV:n henkilöstön eri sidosryhmille toteutettuja haastatteluja. Opinnäytetyön käsitteistö pyrittiin pitämään mahdollisimman yksinkertaisena, jotta aiheeseen vähemmän tutustunut lukija pystyy ymmärtämään työn teoria- ja empiriaosuudet.

The objective of this thesis was planning the successful purchase of a document management solution for the client company, Suomen Tilaajavastuu Oy (STV). The task was carried out, because the company had planned to purchase an electronic document management solution, but the client had no previous experience with them. The purpose of this thesis was to investigate the different stages and procedures a company must consider when purchasing a document management solution. The aim of this study was to investigate document management, particularly electronic document management. In addition, the aim was to investigate the critical stages of a successful purchase and to make the document management of the company more efficient with the purchased software.

The study was conducted as a qualitative study. The study includes two separate sections on theory, which discuss electronic document management and the procurement process of an information system. The deficiencies and problematic aspects of document management of STV were investigated through interviews with employees. Additionally, the interviews were used to identify the wishes and requirements the employees had regarding the new software.

The theoretical section dealing with the procurement process of an information system is the basis of the thesis’ empirical section. The outcome of the research done on the information system procurement process was a five-step process plan, which was used in STV’s purchase project. The process plan included planning, a requirements analysis, the investigation of suppliers, the comparison of offers, and the supplier selection. The process plan was followed as accurately as possible to ensure the success of the software purchase.

Source material related to the topic and the interviews conducted with the different employee interest groups of STV were used to support the thesis. The terminology used in this thesis was kept as simple as possible to ensure that readers less familiar with the topic could understand the theoretical and empirical sections.