M-Files dokumenthanteringssystem : Utvärdering av ibruktagande

Abstract

OK Indrivning Ab tog i december 2011 i bruk ett dokumenthanteringssystem, som ersatte det tidigare systemet, vilket baserade sig på att dokument sparades i mappar, antingen lokalt på den egna arbetsstationen eller i för personalen gemen-samma mappar på olika nätverkstillgångar. Dokument lagrades även i pappers-form i mappar, vilka sedan arkiverades i arkivskåp. Bakgrunden till beslutet att införskaffa ett nytt system för hanteringen av dokument var den stora mängd dokument, som genererades och hanterades, det stora antalet onödiga kopior av dokument, avsaknaden av versionshantering i det gamla systemet, samt behovet av ökad datasekretess kring företagets dokument. Undersökningens syfte är, att genom en enkätundersökning utvärdera huruvida dokumenthanteringssystemet M-Files och dess olika egenskaper anses ha påverkat arbetet kring hanteringen av dokument och på vilka sätt, samt om de fördelar som systemet har enligt utvecklaren M-Files Oy, besannats på OK. Resultatet av undersökningen kan användas som referens vid eventuella beslut att införskaffa M-Files eller annat motsvarande dokumenthanteringssystem till något av OK Indrivning Ab:s dotter- eller systerbolag.