Sisäisen viestinnän ja esihenkilötyön parantaminen Oulun kaupungissa : työkalujen parempi löydettävyys intranetistä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli Oulun kaupungin sisäisen viestinnän tutkiminen ja sen kehittäminen työkalujen löydettävyyden ja käyttöönoton parantamiseksi. Tavoitteena oli, että työntekijöillä on työhöntulovaiheessa hyvät tiedot tulevan toimenkuvansa sisältävistä työkaluista ja heillä on hyvät tiedot, mistä tietoa työkaluista jatkossa saa ja miten ne saa otettua myöhemmin helposti käyttöön. Työn keskeiseksi toteutustavaksi ja tutkimusmenetelmäksi valitsin haastattelun. Haastattelin henkilöstöä Oulun kaupungilta, Tampereelta sekä Oulun kaupungissa toimivasta konsulttiyrityksestä. Tietoperustana haastattelujen lisäksi käytin alan kirjallisuutta, jota keräsin verkosta ja Oulun kaupungin eri tietolähteistä. Tutkimuksessa kehitettiin ratkaisuja, jotka helpottavat esihenkilötyötä ja sisäistä viestintää työkalujen löydettävyyden ja käyttöönoton parantamiseksi. Olennaiset tutkimustulokset olivat: toimintajärjestelmä Tekevän päivittäminen ja sisällön parantaminen, esihenkilötyön ja ohjeistuksen kehittäminen, työntekijän perehdytysohjelman materiaalien selkiyttäminen ja intranet Akkunan sisällön päivittäminen ja parantaminen. Tehtävät toimenpiteet auttavat työntekijöitä löytämään tarvittavat työkalut ja ohjeet helposti. Esihenkilöiden työ helpottuu, kun heillä on selkeät ohjeet, miten perehdyttää uusi työntekijä uuteen työhönsä ja heillä on myös tietotaitoa ohjeis-taa uutta työntekijää käyttämään Akkunan sisältöä työnsä apuna. Akkunan selkeä rakenne ja helppokäyttöisyys tukevat koko viestinnän onnistumista, joka näkyy työntekijöiden parempana työmotivaationa ja tehokkaampana työskentelynä Oulun kaupungissa. Tulevaisuudessa kannattaa muita kaupunkeja ottaa vertailukohdaksi työkalujen löydettävyyden suhteen ja ottaa käyttöön parhaat käytännöt. Kehittämiseen on hyvä osallistaa työntekijöitä, kysyen heiltä tarvittavasta koulutuksesta ja työkalujen mielekkyydestä sekä toiveista uusien työkalujen käyttöönottoon.