Raportointiprosessin kehittäminen

Abstract

Ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetyössä tarkasteltiin raportointiprosessien kehittämistä julkisen sektorin organisaatiossa, jossa oli meneillään siirtymä vanhasta raportointijärjestelmästä Microsoft Power BI -ympäristöön. Taustalla vaikutti ajankohtainen tarve parantaa organisaatiossa tiedolla johtamista, hyödyntää digitaalisia työkaluja tehokkaammin ja vastata osaltaan julkisen talouden kiristyviin vaatimuksiin. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, millaisia mahdollisuuksia ja kehittämiskohteita uusi raportointiympäristö tarjoaa, sekä kuinka siirtymävaiheessa voidaan vahvistaa raportoinnin laatua, saavutettavuutta ja henkilöstön osaamisen hyödyntämistä. Tutkimus painottui laadullisiin näkökulmiin, tosin kustannustehokkuuden euromääräinen arviointi rajattiin pois.

Teoreettinen viitekehys pohjautui oppivan organisaation periaatteisiin, hajautettuun raportointiin, ketteriin kehitysmenetelmiin ja Lean-ajatteluun. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena. Aineistonkeruumenetelminä hyödynnettiin teemahaastatteluja ja osallistuvaa havainnointia. Tutkimusaineisto analysoitiin teemoittelun avulla. Tutkimuksen havainnointia on toteutettu edellisten kahden vuoden aikana, mutta haastattelut toteutettiin alkuvuoden 2025 aikana, jolloin Power BI -järjestelmän käyttö oli yleistynyt koko organisaatiossa, mutta tietosisällön kehittäminen ja käyttäjien osaamisen syventyminen olivat edelleen ajankohtaisia.

Tuloksissa analysoitiin useita kehityskohteita, kuten tiedon laadun ja laajuuden parantaminen, henkilöstön koulutustarpeiden parempi huomiointi sekä prosessien selkeyttäminen ja yhdenmukaistaminen. Power BI -ympäristön koettiin tukevan ketterämpää ja tehokkaampaa tiedolla johtamista sekä edistävän olemassa olevan osaamisen hyödyntämistä. Järjestelmävaihdoksen hyödyt realisoituivat kuitenkin vain, kun henkilöstö osallistui aktiivisesti kehittämistyöhön ja käytettävissä oli riittävän laadukasta ja kattavaa dataa.

Tutkimuksessa hyödynnettiin tekijän kokemusta ja havaintoja käytännön työstä raportoinnin parissa. Työtä ohjasi vahva henkilökohtainen motivaatio kehittää raportointikäytäntöjä sujuvammiksi ja lisätä prosessien automatisointia. Kehitysehdotusten tavoitteena oli vähentää manuaalista työtä, tukea päätöksenteon tehokkuutta sekä edistää henkilöstöresurssien tarkoituksenmukaista hyödyntämistä. Opinnäytetyön tuloksena syntyneet kehitysehdotukset tarjoavat käytännönläheisiä suosituksia toimeksiantajaorganisaation hyödynnettäväksi. Joidenkin ehdotusten toimeenpano on jo alkanut ja niitä voidaan soveltaa myös muissa vastaavissa toimintaympäristöissä. Tulokset osoittavat, että teknologinen siirtymä ei ole vain tekninen muutos, parhaimmillaan se voi toimia organisaation oppimisen ja toimintakulttuurin kehittymisen mahdollistajana