Tapahtumajärjestäjän johtamisprosessi : Teoriasta käytäntöön

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia tapahtumajärjestämisen johtamisprosessia projektijohtamisen työkalujen avulla ja luoda tapahtumatuotannon opas Paimelafestille. Oppaan tarkoituksena on toimia toimeksiantajan muutosten tukena, jotta uusi henkilöstö voi aloittaa toimintansa mahdollisimman helposti. Opinnäytteessä sovellettiin projektijohtamisen teorioita ja työkaluja tapahtumajärjestäjän työprosessiin. Opinnäytteessä käytettiin projektisuunnitelman luomista, budjetointia, työnosittamista ja jälkiseurantaa tapahtumajärjestämisen piirissä. Tällainen lähestymistapa takasi asteittain etenevän tapahtumajärjestämisen prosessin synnyn, jossa riskien minimointi oli etusijalla.

Opinnäytetyössä käytiin läpi osia ja tekijöitä, joiden avulla tuotetaan onnistunut tapahtuma. Tällaisten tekijöiden erittely ja avaaminen mahdollistavat helppolukuisen ja informatiivisen oppaan, jonka avulla kuka tahansa voi luoda oman näköisiään tapahtumia. Samalla opas tarjosi toimeksiantajalle heidän tarvitsemansa ohjaavan dokumentin, joka mahdollistaa tapahtumajärjestämisen jatkuvuuden. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia tapahtumajärjestämisen johtamisprosessia

Projektijohtamisen työkalujen ja oppien avulla tapahtumatuotannoista saatiin laaja-alainen kuva ja tapahtumatuotantojen erilaiset esteet voitiin kartoittaa ennen niiden varsinaista ilmaantumista. Projektijohtamisen opit mahdollistavat myös tapahtumien seuraamisen ja tallentamisen, jotta järjestäjä voi luoda oppivan organisaation, jossa tapahtumien laatu paranee kerta toisensa jälkeen.