Perehdytyspolku tapahtumatuotannon yritykseen

Abstract

Opinnäytetyössä kehitettiin perehdytyspolku tapahtuma-alalla toimivalle yritykselle. Työn lähtökohtana oli parantaa uusien työntekijöiden perehdytystä sekä vahvistaa työntekijöiden sitoutumista ja integroitumista työyhteisöön. Työ rajattiin koskemaan tuotannollisia tehtäviä, kuten tapahtuma-assistentin, -koordinaattorin ja -tuottajan rooleja. Työ toteutettiin osana toimeksiantajayrityksen kehittämistoimintaa syksyn 2024 ja kevään 2025 aikana.

Teoreettinen viitekehys käsitteli perehdytyksen merkitystä asiantuntijatyössä, perehdytysprosessin suunnittelua ja toteutusta sekä perehdytyksen yhteyttä työhön sitoutumiseen. Teoriapohjasta rajattiin kokonaan pois työhyvinvoinnin käsite, jotta työ pysyi tiiviinä ja tarkoituksenmukaisena. Teoreettinen pohja toimi keskeisenä tukena työn käytännön toteutuksessa ja ohjasi tuotoksen sisällöllisiä valintoja.

Käytännön toteutus pohjautui palvelumuotoilun prosessiin ja työkaluvalikoimaan. Palvelumuotoilun tuplatimanttimallin mukaisesti työssä syvennyttiin ensin perehdytyksen nykytilaan perehdytyspolkuun tutustumalla sekä työntekijöiden haastatteluilla. Saatu tieto kiteytettiin graafiseksi malliksi nykytilasta sekä työpajassa hyödynnettäviksi materiaaleiksi. Keskeisiksi haasteiksi nousi aikaisemman mallin liiallinen teoreettisuus, haasteet työyhteisöön mukaan pääsyssä sekä kiireen mukanaan tuomat seikat, kuten perehdytyksen kesto ja suoraan suorittavaan työhön hyppääminen. Lisäksi huomattiin, että perehdytykselle ei asetettu selkeitä tavoitteita, eikä sen etenemistä tämän vuoksi seurattu.

Saadun tiedon pohjalta yrityksen työntekijöille järjestettiin ideointivaiheeseen keskittyvä työpaja, jossa saatiin työntekijät aktiiviseksi osaksi kehitysprosessia. Työpajan ja aikaisemmin kerätyn teoriatiedon pohjalta tehtiin prototyyppi uudesta perehdytyspolusta. Tärkeimpiä nostoja kerätyn tiedon pohjalta olivat perehdytysprosessin suunnitelmallisuus, yksilöllisyys, tiimin osallistaminen sekä tavoitteellisuus. Prototyypistä kerättiin palautteet yrityksen johtoryhmältä ja palautteiden perusteella muodostettiin lopullinen malli uudelle perehdytyspolulle. Perehdytyspolku toteutettiin yrityksen projektinhallintajärjestelmään projektipohjaksi, joka voidaan kopioida ja muokata jokaiselle uudelle perehdytettävälle henkilökohtaisesti.

Uusi perehdytyspolku on aikaisempaa käytännönläheisempi ja siinä hyödynnetään paljon yhdessä tekemistä. Täysin uutena kokonaisuutena perehdytykseen lisättiin osio, jossa uusi työntekijä pääsee koordinoidusti tutustumaan koko tiimiin myös kasvotusten, ei ainoastaan työlle tyypillisesti videopuheluissa. Parhaimpina onnistumisina koettiin perehdytyksen kiireettömyyden tunne, selkeä rakenne ja lisääntynyt käytännön tekeminen.

Työ osoitti, että hyvin rakennettu, selkeä ja osallistava perehdytys ei ole pelkkä käytännön toimenpide vaan investointi – investointi ihmisiin, työyhteisöön ja yrityksen jatkuvaan kehitykseen.