Julkisten hankintojen hallinnan systematisointi valtion virastossa

Abstract

Tämän toimintatutkimuksena toteutetun opinnäytetyön tavoite oli selvittää, miten hankintoja koskevia tietoja voi hallinnoida järjestelmällisemmin käyttöön otettavan tietojärjestelmän avulla ja miten henkilöstö motivoidaan toimimaan kyseisen järjestelmän vaatimalla uudella tavalla. Tavoitteena oli myös tukea organisaation tiedolla johtamisen kehitystavoitetta sekä kehittää omaa työtä. Opinnäytetyö toteutettiin valtion virastossa.

Opinnäytetyön tutkimusongelma oli tiedonhallinnan ongelma, jossa hankintatieto oli hajautunutta ja tiedonkulku ei ollut systemaattista. Tutkimuskysymyksiä oli kolme: Miten julkisia hankintoja hallinnoidaan kohdeorganisaatiossa? Miten hankintojen hallinnointia voidaan kehittää? Miten kehitystoimenpiteet saadaan parhaiten käyttöön kohdeorganisaatiossa?

Tutkimus- ja kehittämistyöhön tarvittava aineisto kerättiin havainnoinnilla ja benchmarkingilla. Työn teoreettinen viitekehys käsitteli valtionhallinnon terminologiaa ja tuloksellisuutta, julkisia hankintoja, tiedolla johtamista ja hankintojen digitalisointia. Tietopohjassa syvennyttiin myös muutosjohtamiseen käyttöönottoprojektissa ja verkostojen johtamiseen.

Kehittämishanke osoitti, että hankintojen hallinta oli epäjärjestelmällistä, ja tietojärjestelmän käyttöönotto paransi hankintatiedon järjestelmällisyyttä. Kehitystoimenpiteiden käytäntöön saattaminen organisaatiossa vei aikaa muutosjohtamisen toimenpiteistä huolimatta. Tutkimus- ja kehittämistyön tuloksena tiedolla johtaminen virastossa lisääntyi.