Päiväkirjaopinnäytetyö tilastoseurannan raportoinnin tehostamisesta ja kehittämisestä Copilotin, VBA-koodauksen ja Power BI:n avulla

Abstract

Tämän päiväkirjaopinnäytetyön aiheena on tilastoseurannan raportoinnin tehostaminen ja kehittäminen Copilotin, VBA-koodauksen sekä Power BI:n avulla. Päiväkirjaopinnäytetyö tähtäsi ammatilliseen kasvuun syventämällä osaamista Microsoft 365 Copilotin (jatkossa Copilot) ja Power BI:n hyödyntämisessä sekä kehittämällä VBA-koodaustaitoja tilastoseurannan näkökulmasta. Päiväkirjaopinnäytetyön kahdeksan seurantaviikkoa ajoittuivat ajanjaksoille 10.2.–21.2.2025 ja 3.3.–11.4.2025. Työn rajauksena toimi kahdeksan viikon seurantajakson aikana suoritettavat työtehtävät. Valitut työkalut loivat toisen rajauksen.

Päätavoitteena oli löytää keinoja tilastoseurannan raportoinnin tehostamiseen ja kehittämiseen. Tähän liittyivät seuraavat neljä alatavoitetta: Lean-menetelmän hyödyntäminen tilastoseurannan tehostamisessa, Copilotin hyödyntäminen tilastoseurannassa, Power BI -karttavisualisoinnin toteuttaminen tilastoseurantaan sekä tilastoseurannan automatisointi VBA-koodauksella. Lean-menetelmän avulla pyrittiin havaitsemaan ja analysoimaan työvaiheita, joiden kehittämisellä parannettaisiin suorituskykyä, raportointiprosessia ja asiakastyytyväisyyttä eniten, sekä löytämään näihin kehitysratkaisut. VBA-koodauksella pyrittiin rakentamaan monimutkaisia koodeja raportoinnin automatisoimiseksi. Copilotin osalta tavoitteena oli oppia hyödyntämään sitä laajemmin päivittäisessä työssä, erityisesti tilastoseurannan sekä VBA-koodauksen apuna. Power BI:n avulla etsittiin mahdollisia vaihtoehtoisia raportointitapoja nykyisille Excel-raportin karttatilastoille, joiden toiminnassa on ollut ongelmia. Lisäksi tavoitteena oli toteuttaa uuden Excel-laskentamallin kehittäminen. Kolmantena tavoitteena oli syventyä vastuullisuuteen ja kestävyysraportointiin yritysmaailmassa sekä omassa organisaatiossa.

Lean-menetelmällä havaittiin, että suurin hukan aiheuttaja tilastoseurannassa on manuaalinen työ, erityisesti kuvien kopioiminen manuaalisesti Excel-tiedostoista PowerPoint-raportteihin. VBA-koodauksen osaaminen kehittyi, kun tilastoseurantaan rakennettiin koodeja, joilla saa avattua usean Excel-tiedoston, päivitettyä linkitykset ja kopioitua näistä tiedostoista määritetyt kuvat ja kuva-alueet PowerPoint-tiedostoon. Koodit suorittamalla syntyy kymmenien sivujen mittaisia raportteja, jotka ovat valmiit lähetettäväksi asiakkaille. VBA-koodauksella automatisoitiin yhteensä 13 raporttia tai raporttikokonaisuutta. Laskettuna seuraavalle viidelle vuodelle automatisoinnista seuraava ajansäästö tulee olemaan noin 340 tuntia. Copilotin hyödyntäminen kehittyi ja tilastoseurannan näkökulmasta ajansäästöä syntyi esimerkiksi käyttämällä Copilotia koodauksessa, tiedostojen etsimisessä, kokousten sisällön ja pitkien tiedostojen tiivistämisessä, tarjousten ja raporttien johtopäätösten laatimisessa, alt-tekstien luonnostelussa sekä käyttämällä Asiakasäly-agenttia. Vastuullisuuteen liittyen havaittiin, että konserniyhtiössä noudatetaan CSRD-direktiiviä muun muassa hiilijalanjälkeä vähentämällä, edistämällä monimuotoisuutta ja työntekijöiden hyvinvointia sekä noudattamalla liiketoimintaperiaatteita, joilla varmistetaan hallinnollinen vastuu. Excel-laskentamallin kehittäminen opetti projektin hallintaa, ennustemallinnusta Copilotin avulla, Excelin funktioita sekä graafien luomista ja visualisointia. Power BI:n osalta kehittyminen oli vähäistä, koska karttavisualisointien luomisessa kuntadatan pohjalta oli haasteita.