Hankintasopimuksen muutosprosessi organisaatiossa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä kehitettiin sopimusmuutosprosessia pääkaupunkiseudulla toimivassa julkisomisteisessa organisaatiossa, joka noudattaa erityisalojen hankintalakia. Sopimusmuutosten hallinta on olennainen osa hankintasopimusten elinkaarta, mutta kohdeorganisaatiolta puuttui selkeä ohjeistus ja yhtenäinen toimintamalli. Tavoitteena oli prosessin selkeyttäminen, vastuiden ja roolien määrittely sekä sallittujen ja olennaisten sopimusmuutosten erottaminen toisistaan. Kehittämistyö pohjautui toimintatutkimuksen viitekehykseen, jossa henkilöstö osallistui prosessin uudistamiseen työpajatoiminnan kautta.

Tutkimusmenetelminä käytettiin kyselyjä, haastatteluja sekä havainnointia. Alkuhaastattelujen ja -kyselyn perusteella havaittiin, että tieto sopimusmuutoksista oli hajautunutta, ohjeistus puutteellista ja vastuut epäselviä. Ongelman juurisyitä analysoitiin kalanruotokaavion avulla, ja esiin nousivat muun muassa osaamisen hajanaisuus, dokumentoinnin puutteet sekä ohjeistuksen epäselvyys.

Kehittämistyön tuloksena laadittiin visuaalinen prosessikaavio ja selkeä ohjeistus sopimusmuutosten hallintaan. Tavoitteena oli parantaa prosessin läpimenoaikaa, lisätä työn mielekkyyttä ja vähentää virheriskiä. Lisäksi pyrittiin kasvattamaan henkilöstön tietotasoa sopimusmuutosten juridisista vaatimuksista sekä vahvistamaan organisaation sisäistä osaamista ja muutosviestintää. Tulokset osoittavat, että selkeä ohjeistus ja osallistava kehittämistyö vahvistavat organisaation kykyä hallita sopimusmuutoksia tehokkaasti ja lainmukaisesti.