Tekoälyohjelman käyttöönotto ja vaikutukset ostolaskujen käsittelyssä

Abstract

Tekoäly ottaa koko ajan suurempaa roolia yritysten päivittäisessä toiminnassa, ja tekniikan mukana pysyäkseen siihen siirtyminen on jo hyvinkin ajankohtaista. Tämän työn tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajayritys Tilialakärppä Oy:n käyttöön ottaman FabricAI-ostolaskujen käsittelyohjelman alkukäytön vaikutuksia, sekä tehdä laskelmia tulevaisuuden hyödyistä ja kannattavuudesta.

Työ toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tietoperusta koostuu sekä kirjallisista- että verkkolähteistä, ja se sisältää keskeiset asiat ostoreskontrasta, tekoälystä ja taloushallinnon tulevaisuudesta. Tutkimustuloksia saatiin toimeksiantajan datan ja yleisten kustannustietojen pohjalta laskemalla sekä työntekijäkokemuksista. Työtä rajattiin alkukäytön kokemusten osalta koskemaan vain työntekijäkokemuksia, sillä otanta oli liian lyhyt taloudellisten tai ajankäytöllisten hyötyjen selvittämiseen. Lisäksi tutkimus rajattiin koskemaan vain toimeksiantajayritystä ja FabricAI-ohjelmaa yhdessä kirjanpito-ohjelma Visma Fivaldin kanssa.

Tulosten analysointiin käytettiin aineistolähtöistä sisältöanalyysiä. Ohjelman käyttöönottoprosessi oli toimiva ja tehokas. Työntekijäkokemukset vaihtelivat, mutta pääosin ajatukset olivat toiveikkaita, ja ohjelmaan luotettiin. Tulevaisuuden taloudellisia vaikutuksia arvioitiin kahden skenaarion kautta, joista ensimmäisessä tekoälyn säästämä aika vähennettiin työajasta, ja toisessa sama aika käytettiin muihin töihin, joista voi saada lisälaskutusta. Ensimmäisessä skenaariossa ohjelma kattoi kustannuksensa 35 %:n automaatioasteella, ja toisessa skenaariossa luku oli 26 %. Ensimmäisen skenaarion kustannukselliset hyödyt olivat optimaalisella 80 %:n tehokkuudella vuosittain jopa 30 000 euroa, ja toisessa skenaariossa hyöty oli samalla tehokkuudella lähes 50 000 euroa vuodessa.

Johtopäätöksenä voidaan pitää todennäköisenä, että FabricAI:n käyttö tulee olemaan toimeksiantajalle kannattavaa sekä taloudellisesti että työntekijäkokemuksellisesti. Tiettyjä ongelmakohtia ohjelmassa on, mutta työntekijäkokemusten perusteella nämä korjaamalla ohjelmasta saadaan hyvä apu työntekoon. Taloudellisesta näkökulmasta ohjelman hyöty on todennäköinen kustannusten täyttyessä jo suhteellisen pienillä automaatioasteilla. Tulevaisuudessa tutkimusta voisi jatkaa arvioimalla ohjelman todellisia vaikutuksia esimerkiksi viiden vuoden päästä. Lisäksi laajemmalla tutkimuksella voitaisiin selvittää vaikutukset myös muiden kirjanpito-ohjelmien kanssa toimittaessa.

The impact of artificial intelligence is continuously growing in working life, and its adoption is becoming increasingly relevant for many companies. The purpose of this study was to examine the initial effects of the FabricAI purchase invoice processing application introduced by the client company Tilialakärppä Oy, and to calculate potential future benefits and profitability.

The study was conducted as a qualitative case study. The theoretical framework was based on both literature and online sources, covering key topics such as the purchase ledger, artificial intelligence, and the future of financial management. Research results were gathered from employee experiences and calculations based on the client’s data and general cost information. Due to the short sampling period, cost analysis focused on forecasting future benefits rather than calculating the immediate financial impact of the initial implementation. The study was also limited to the client company, the FabricAI application, and the Visma Fivaldi accounting software.

The results were generally positive. The adoption process was functional and efficient. Employee feedback included both positive and negative remarks, but the majority expressed trust in the future of the application. The financial benefits were considered significant, with AI expected to cover its costs at an efficiency level of around 30 %. In the best-case scenario, the annual financial savings could reach 30 000 € to 50 000 € depending on the calculation method.

In conclusion, it is likely that the use of FabricAI will be a profitable change for the client, both economically and from the perspective of employee experience. While some issues remain, employee feedback suggests that addressing them would make the application a positive addition in daily work. The benefits of AI are expected to outweigh the costs even at low efficiency levels, making financial gain probable.