ICT-tukipalveluiden käyttäjälähtöinen tilatarpeiden selvitys

Abstract

Uusiin toimitiloihin muuttaminen vaatii paljon suunnittelua ja ennakoimista. Nykyaikaisessa suunnittelun keskiössä on yhä useammin toimivuuden lisäksi työntekijäkokemus. Toimitilojen tulee tukea työn tekemistä eikä hankaloittaa sitä. Tämän vuoksi tilojen tulee olla mukautuvia työnteon muutoksiin ja työntekijöiden tarpeisiin. Toimitilojen suunnittelun lähtökohtana tulisikin olla käyttäjälähtöisyys, jolloin työntekijät pääsevät vaikuttamaan toimitilojen suunnitteluun ja he tulevat kuulluiksi. Suunnittelussa tulee kuitenkin myös huomioida kestävän kehityksen näkökulmat ja yrityksen strategiat.

Työn tekemisen tavat ovat muuttuneet 2000-luvun aikana suuresti ja suurina muutokseen vaikuttavina tekijöinä ovat olleet esimerkiksi digitalisaatio ja Covid-19-pandemia. Työ on nykyään paljolti näyttöpäätetyötä ja monet ennen muilla tavoin tehtävät työt ovat muuttuneet digitaalisiksi. Muuttuneet työtavat mahdollistavat joustavamman ja liikkuvamman työn, mutta myös haastavat tulevaisuuden tilasuunnittelua ja uusiin tarpeisiin valmistautumista tiloissa.

Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Yritys Y:lle ja sen tavoitteena oli selvittää ICT-tukipalvelun työntekijöiden tilatarpeita palvelumuotoilun avulla. Näkemystä haluttiin lisätä heidän päivittäisestä työstään, tiloissa olevista haittaavista ja parantavista tekijöistä, sekä viime vuosina tapahtuneista ja lähitulevaisuudessa nähtävissä olevista muutoksista. Tutkimusmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua.

Haastattelujen perusteella osa kahden tiimin tilatarpeista oli samoja ja osa erilaisia. Toisen tiimin työ oli enemmän liikkuvaa ja toisen enemmän paikallaan olevaa ja päivät usein täyttyivät etäpalavereista. Tällä tiimillä oli myös mahdollisuus etätyöhön, kun taas toisen tiimin työ tapahtui vain toimistolla. Tiimit myös erosivat avotilan sopivuuden suhteen, sillä toinen tiimi tarvitsi enemmän tilaa hiljaiseen työskentelyyn.

Haastattelujen tulokset analysoitiin ja niiden perusteella luotiin ICT-tukihenkilöiden työntekijäprofiilit ja esimerkkityöpäivät havainnollistamaan henkilöiden työtä. Haastatelluissa esiin tulleita ongelmia toiminnassa olivat tilojen soveltuminen erilaisiin työtehtäviin, tiedonjaon lisääminen tiimien välillä, varaston toimiva organisointi ja logistiikka tiloissa.

Tutkimus oli palvelumuotoilun tuplatimantin ensimmäisen timantin mukainen, jossa tarkoituksena on selvittää käyttäjän oikeat ongelmat. Tutkimuksen tulosten perusteella tilojen suunnittelua voidaan jatkaa kehittämällä ratkaisuja tunnistettuihin ongelmiin, ja prototypoimalla ja testaamalla niitä käyttäjien kanssa.