Tutkimus raportointisovelluksen hyödyistä ja jatkokäytöstä

Abstract

Tässä opinnäytetyössä käsitellään tiedolla johtamista, strategiaa, datastrategiaa, tietoa sekä analytiikkaa. Kaupunkien ja kuntien toimintaa ohjaa Kuntalaki, jonka mukaan ”kunnan on tuotettava tietoja kunnan toiminnasta ja taloudesta kunnan toiminnan, hallinnon ja talouden ohjausta, johtamista ja seurantaa varten”. Kaupunkien ja kuntien on annettava tiedot heidän järjestämistään palveluista, taloudesta, valmistelussa olevista asioista ja niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä sekä niiden vaikutuksista. (Kuntalaki [KL] 5:13.120 a §, 2:5.29 §.) Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimii keskisuuren kaupungin tietohallinto.

Opinnäytetyössä selvitetään toimeksiantajalla pilottikäytössä olleen raportointisovelluksen määriteltyjen tavoitteiden saavuttaminen, sen soveltuvuus henkilöstö- sekä talous- ja rahoituspalveluille määritettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi, soveltuvuus raportointisovellukseksi henkilöstö- sekä talous- ja rahoituspalvelujen näkökannalta, että tiedolla johtamisen strategisten tavoitteiden edistämiseen. Tavoitteena on tuottaa raportti toimeksiantajan päätöksenteon tueksi, pilottikäytössä olleen sovelluksen arviointi käyttäjien, tiedolla johtamisen sekä kustannustehokkuuden näkökulmasta. Tutkimuksen tarkoituksena on tutkia pilottikäytössä ollutta sovellusta käyttäjien, tiedolla johtamisen sekä strategisten tavoitteiden näkökulmasta ja selvittää sen soveltuvuus päätöksen teon tukisovelluksena henkilöstö- sekä talous ja rahoituspalvelun, että tiedolla johtamisen strategisten tavoitteiden kannalta.

Tutkimus tehtiin tapaustutkimuksena ja sen empiirinen aineisto koostui sovelluksen käyttäjäkuntaan kohdistetusta kyselytutkimuksesta. Tutkimusajankohta oli tammi-maaliskuu vuonna 2023. Kysely lähettiin 72 käyttäjälle, joilla oli käyttöoikeudet pilottikäytössä olevaan sovellukseen. Tutkimuksessa selvisi, että raportointisovellukseen oli kirjautunut kolmen kuukauden aikana 23 henkilöä. Kyselyyn saatiin seitsemän vastausta, joten 23 kirjautuneesta vastausprosentiksi saatiin 30 %. Henkilöstö- sekä talous- ja rahoituspalvelujen kehittämistyöpajat pidettiin toukokuussa 2023 sekä sovelluksen toimittajan työpaja pidettiin kesäkuussa 2023. Työpajoihin kutsuttiin yhteensä kuusi henkilöä, joista neljä henkilöä osallistui, osallistumisprosentiksi saatiin 75 %.

Opinnäytetyön tuotoksena syntyi yhteenvetoraportti, jonka perusteella toimeksiantaja sai tietoa pilottikäytössä olleen sovelluksen tavoitteiden saavuttamisesta ja sen soveltuvuudesta raportointisovellukseksi henkilöstö- sekä rahoituspalveluiden, kustannuksista että tiedolla johtamisen strategisten tavoitteiden edistämiseksi. Toimeksiantajan päätöksentekijä sai yhteenvetoraportista tukea sovelluksen jatkokäytön päätöksentekoon. Tutkimustuloksissa selvisi, ettei HR-raporttien tieto ollut luotettavaa, vaikka sovelluksen keskimääräinen luotettavuuspiste oli 70 % kaikkien kyselytutkimukseen vastanneiden mielestä (n=7). Henkilöstö- että talous- ja rahoituspalvelut joutuivat tekemään manuaalista työtä siirtääkseen tietoja raportointisovellukseen, mikä vei enemmän aikaa kuin aiempi menetelmä. Eivätkä he kokeneet saaneensa apua sovelluksesta tiedon välittämisessä päätöksen teon tueksi. Henkilöstöpalvelut eivät voineet käyttää pilottisovelluksen HR-raportteja tiedon välittämiseen, koska siirretyt tiedot eivät olleet luotettavia. Pilottikäytössä ollut sovellus täytti osittain tiedolla johtamisen strategiset tavoitteet. Sen käyttöotto organisaatiossa ei ollut kuitenkaan strategian mukaista eikä kaikki sovelluksessa käytettävä tieto ollut ajanmukaista ja luotettavaa.