Servicenow-järjestelmän mahdollisuudet teknisen tiedonhallinnan päivittäisten työtilausten hallinnassa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella Servicenow-järjestelmän soveltuvuutta ja potentiaalia teknisen tiedonhallinnan työtilausten hallinnan tehostamisessa Outokummun Tornion tehtailla ja Kemin kaivoksella. Työssä kuvattiin olemassa olevia manuaalisia prosesseja ja tunnistettiin niihin liittyviä haasteita, erityisesti työtilausten ja dokumenttien hallinnan osalta. Laajasti hyödynnetty pilvipohjainen työnkulun automatisointialusta Servicenow nähtiin mahdollisena ratkaisuna näihin haasteisiin.

Tutkimus toteutettiin kehittämistutkimuksena, jossa yhdistyivät teoreettinen tarkastelu, käytännön haastattelut ja järjestelmän pilottitestaus. Haastatteluilla pyrittiin kartoittamaan henkilöstön kokemuksia ja näkemyksiä nykyisten prosessien toimivuudesta, ja pilottitestauksen avulla arvioitiin Servicenow-järjestelmän soveltuvuutta työtilausten hallintaan. Tavoitteena oli tuottaa konkreettisia kehitysehdotuksia Servicenowin käyttöönottoon teknisessä tiedonhallinnassa ja tarjota organisaatiolle arvokasta tietoa järjestelmän käytön tehostamiseksi. Työssä hyödynnettiin myös kirjoittajan omaa kokemusta tiedonhallintatiimissä, mikä toi tutkimukseen käytännönläheistä syvyyttä ja ymmärrystä siitä, kuinka työtilausten hallintaa voitaisiin parantaa.

Tulokseksi saatiin, että Servicenow-järjestelmä voi merkittävästi tehostaa työtilausten käsittelyä ja dokumenttien hallintaa. Järjestelmän avulla prosesseja voidaan sujuvoittaa ja manuaalista työtä vähentää. Tämän seurauksena myös prosessien läpinäkyvyys voisi parantua, sillä kaikki työtilaukset ja niiden status olisivat reaaliaikaisesti seurattavissa. Tulokset osoittavat, että Servicenow on potentiaalinen ratkaisu tunnistettuihin haasteisiin ja tarjoaa organisaatiolle arvokasta tietoa päätöksenteon tueksi erityisesti teknisen dokumentaation ja tiedonhallinnan kehittämisessä.